Adjoint en gestion administrative, innovation pédagogique H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de I'UFR Droit-Économie-Management de l'Université Paris Saclay, le Service des Relations avec les équipes pédagogiques (SREP) assure l'organisation des plannings de cours et des examens pour plus de 5000 étudiants répartis sur 3 sites géographiques distincts (Sceaux, Orsay, Fontenay-aux-Roses). Composé de 14 agents, le SREP assure le soutien logistique des formations dispensées à I'UFR ainsi que I ‘appui aux enseignants chercheurs aussi bien dans la conception et la réalisation de leurs supports pédagogiques, que dans la mise à disposition de matériel audiovisuel ou encore dans I‘ organisation de leur emploi du temps pédagogique. Pivot entre le service des études et de la vie étudiante et les enseignants, le SREP est garant du respect de la règlementation inhérente aux examens nationaux et du respect des règles de sécurité applicables à l'accueil du public sur les différents sites.

Il est composé de 4 pôles : planning et examens, reprographie et appariteurs. Votre mission s’exercera principalement au sein du pôle planning et examens.

Missions principales de l’agent.e :

• Planifier et gérer les emplois du temps des Cours Magistraux et des Travaux Dirigés de certaines de nos formations (L2 EG, L3 EG, M1 et M2 EG)
• Préparer (Fin Octobre puis fin Février) et organiser (en lien avec le pôle examens du SREP et les enseignants concernés) la saisie des barèmes de notation des épreuves à Question à Choix Multiples (environ 60 épreuves sur les sessions de Décembre et Avril), le scannage et l’archivage des grilles QCM remplies par les étudiants lors de leurs épreuves, l’envoi aux enseignants des fiches de synthèse concernant leur épreuve en vue de la validation des résultats ;
• Renforcer, sur certaines périodes (préalablement identifiées avec le chef de service du SREP) le pôle appariteurs du SREP (site de Sceaux) en vue de l’accueil de nos différents usagers (enseignants, étudiants…) dans le bâtiment B.

Connaissances :

- Maîtrise du logiciel CELCAT et de ses différentes fonctionnalités et des outils bureautiques (excel ..);

- Règlement des Etudes et des examens ;

- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de la composante ;

- Connaître l’offre de formation de l’UFR et les maquettes de formation de la filière ;

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

- L’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes.

Savoir-faire :

- Maîtrise du logiciel CELCAT et de ses différentes fonctionnalités et des outils bureautiques (excel ..);

- Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..) et savoir

s’exprimer à l’écrit et à l’oral

- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures

- Trier, hiérarchiser et analyser les informations.

- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres

- Savoir rendre compte

Savoir-être :

- Sens du travail en équipe et facilité d’adaptation ;

- Dynamisme et volonté de se former et de s’informer ;

- Sens des relations publiques et aptitude au dialogue.

- Devoir de réserve

- Rigueur extrême, compte tenu des enjeux qui impliquent une obligation de résultat

- Confidentialité et contraintes inhérents au calendrier d’examen

- Faire preuve de disponibilité, notamment en période de hautes activités

- Faire preuve d’adaptabilité et de polyvalence

- Faire preuve de rigueur et investissement