Adjoint en gestion administrative - Collège DSPEG F/H

Le Bureau des inscriptions se compose de 4 personnes placées sous l'autorité d'une cheffe de Bureau. Ce dernier est rattaché au service Gestion des formations et des cursus du collège Droit, science politique, économie, gestion (DSPEG). L'ensemble du service est situé sur le campus Montesquieu (Pessac).
Le Bureau des inscriptions a en charge l'ensemble des opérations d'admission, d'inscription administrative et de diplomation des étudiantes et étudiants des Facultés Droit et science politique, et Economie-gestion-AES.
Le Bureau des inscriptions est le premier interlocuteur de tout étudiant désireux de s'inscrire à une formation de l'une des Facultés du collège DSPEG. A ce titre, le temps de travail se répartit entre des permanences d'accueil du public et du travail de back office. L'activité du Bureau fluctue en fonction des périodes de l'année ; une souplesse horaire est attendue sur le poste. De même, une seule journée hebdomadaire de télétravail pourra être autorisée, en dehors des périodes de fort pic d'activité (de juillet à septembre environ).
Mission principale : participer à l'organisation et la gestion des campagnes d'admission et d'inscription de l'ensemble des usagers de la Faculté Droit et science politique, et de la Faculté Economie-gestion-AES.
Accueil
• Vous apportez une réponse aux demandes des usagers que ce soit en présentiel, par téléphone ou par mail (plusieurs messageries thématiques) dans le respect du référentiel Marianne ;
• Vous traitez les demandes de rendez-vous reçues via l'application dédiée.
Admission
• Vous instruisez les dossiers de candidature constitués sur les applications dédiées : recevabilité administrative, lien avec les responsables pédagogiques des formations demandées, gestion de la réponse apportée au candidat ;
• Vous assurez le suivi de l'évolution des demandes d'admission en L1 Droit sur Parcoursup.
Inscription
• Vous assurez le suivi des inscriptions effectuées en ligne par les étudiants : gestion des campagnes d'inscription, assistance fonctionnelle de premier niveau à l'étudiant en cas de difficulté, traitement des pièces justificatives fournies par l'étudiant, relance des admis non inscrits, gestion des démissions et demandes de remboursement ;
• Vous suivez et validez les paiements en ligne sur l'application ESUP Pay ;
• Vous gérez les contentieux de Bibliothèque Universitaire ;
• Vous suivez et mettez à jour le tableau de bord du paiement différé des droits d'inscription des étudiants relevant de la Formation Continue ;
• Vous assurez le traitement des transferts des dossiers des étudiants primo-inscrits à l'université de Bordeaux : contrôle de la complétude du dossier, saisie dans le système d'information, suivi des envois ;
• Vous encadrez l'équipe des vacataires étudiants en période de chaîne d'inscription (août-septembre).
Diplomation
• Vous contrôlez et éditez les listes des diplômés ainsi que les diplômes nationaux et les diplômes universitaires ;
• Vous éditez les relevés de notes.

Cette fonction requiert :
• La maîtrise du pack office et notamment d'excel
• Une appétence pour l'accueil du public et la maîtrise des techniques d'accueil, qui soit physique, téléphonique et par mail
• La maîtrise des techniques d'élaboration et d'archivage des documents
• Une première connaissance de l'enseignement supérieur français
• Des fondamentaux en anglais
• De l'autonomie
• De la rigueur
• De savoir travailler en équipe.
Une 1ère expérience dans le domaine de l'accueil du public est souhaitée
Vous vous reconnaissez ? Alors, postulez !
Plus d'informations :
CDD de 11 mois à pourvoir à compter du 1/07/2026 au 15/05/2027
Poste basé 16, avenue Léon Duguit à Pessac - Tram B, arrêt "Montaigne-Montesquieu", bus, vélo, parking
Rémunération brute mensuelle fixe : 1 925 €
Ce que nous vous offrons
• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle
• Jusqu'à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d'arrivée)
• Télétravail possible selon l'organisation du service
• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d' action sociale
• 75 % de prise en charge de l'abonnement aux transports en commun en Gironde
• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail
• Offres de loisirs, sport et culture pour l'ensemble des personnels
Un environnement de travail attentif à votre développement professionnel et à votre équilibre de vie.
Processus de recrutement : à l'issue de la période de publication de l'annonce, nous contacterons les candidats présélectionnés pour un entretien.
Conseil : votre lettre de motivation est lue avec attention et nous apporte des informations complémentaires essentielles à votre CV !