Adjoint en gestion administrative au bureau des stages F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation :

Le bureau des stages de la faculté des lettres s’engage dans une démarche de restructuration dans le but de faire évoluer ses missions : dynamiser l’activité stage pour développer les relations université-entreprises, accompagner la démarche de l’étudiant vers le stage et optimiser le processus de délivrance des conventions en s’appuyant sur un nouvel outil de gestion de la relation université-entreprise.

Le bureau des stages la faculté des lettres délivre environ 2500 conventions de stage/an. Il met en œuvre le processus de délivrance des conventions de stage aux étudiants de Paris-Sorbonne conformément à la réglementation. Il communique sur celui-ci auprès de l’université, accompagne les étudiants dans leurs démarches. Il est chargé de développer la relation université-entreprise par la mise en œuvre d’un réseau auprès des entreprises qui accueillent les étudiants de Paris-Sorbonne en stage.

Structure de référence : Direction de l’Orientation, des Stages et de l’Insertion Professionnelle (DOSIP)

N+1 de l’agent-e : Directeur

Localisation géographique : En Sorbonne - 1 rue Victor Cousin – 75005 PARIS

Fonctions : Adjoint en gestion administrative au bureau des stages

Emploi-type : Adjoint en gestion administrative

Catégorie : C

Corps : Adjoint technique de recherche et de formation      

BAP : J

Le/la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec la coordinatrice du bureau des stages.

Ses missions principales sont les suivantes :

• Contrôle des pièces administratives des conventions de stages
• Intégration des pièces justificatives dans la GED
• Classement des dossiers papiers
• Mise à jour des bases de données des stages (fichiers Excel)
• Accueil physique des étudiants pour les conventions de stage
• Accueil téléphonique pour les conventions de stages
• Envoi par mail ou courrier des conventions de stage signées
• Archivage des dossiers papiers

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance générale du domaine de l’orientation et de l’insertion professionnelle.

Savoir-faire :

• Utiliser des logiciels
• Planifier son travail
• Proposer des axes d’améliorations
• Travailler en équipe
• Aptitude à s’insérer dans une équipe de travail ayant un projet collectif, tout en sachant faire preuve d’initiative et de réactivité.

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier  et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation et Rigueur