Adjoint.e administratif hébergement

Le Crous de Montpellier Occitanie est un établissement public administratif dont la mission est l'accompagnement des étudiants dans la réussite de leurs études. 600 personnes sont au service de près de 110 000 étudiants de l'académie dans les domaines des aides financières, de l'hébergement, de la restauration, de l'action sociale et de l'action culturelle. Le parc de logement mis à la disposition des étudiants comprend plus de 10 500 lits au sein de 8 cités et 30 résidences universitaires. 2 100 000 repas sont servis au sein des 33 structures de restauration que compte l'établissement (restaurants, cafétérias, brasseries…). Le budget de l'établissement s'élève à 70 M€ (crédits de paiement) dont 24 M€ pour les seules dépenses d'investissement. Plus de 118 M€ sont versés annuellement sous forme de bourses à plus de 38 000 étudiants

Missions et activités principales :

- Accueillir, Informer et Orienter les étudiants.- Participer à l'administration et à la gestion de l'unité de gestion hébergement Activités :

Sous l'autorité du directeur/trice de l'unité de gestion hébergementSous la responsabilité de l'adjoint.e du DUG, Gestion administrative Gestion locative sur logiciels - Saisie informatique des données dans les logiciels métiers hébergement ou Office H3, H3Web, EBail, Contingent, Mes RDV, ARD, Etats des lieux, Outlook, Word, Excel, SharePoint,- Enregistrement des arrivées et des départs d'étudiants,- Editions des attestations de résidence, des quittances de loyers (à la demande) et des lettres de relances,- Facturation des loyers et charges diverses, parkings, garages, fluides …- Edition des listings débiteurs Visale, Garantme, et garants physiques,- Suivi des débiteurs : mailings, appels téléphoniques en concertation avec le DUG, Gestion Administrative
- Vérification et constitution des dossiers locatifs,- Gestion du tableau de bord d'occupation des chambres en cité et résidences universitaires,- Vérification des fins de mois : contrôle des erreurs, états de provisions, reste à recouvrer et anticipations- Gestion des débiteurs garants et cautionnés Visale et Garantme, Smartgarant,- Assurer la gestion de Caf,- Elaboration des dossiers contentieux,- Elaboration des certificats administratifs,- Envoi des convocations,- Réponses aux courriers divers et courriels,- Possibilité de facturation des loyers des différents partenaires (titre de recettes Orion),- Classement et archivage des dossiers,- Elaboration du tableau des remboursements, envoi au pôle recettes et vérification de leur saisie,- Réponses apportées au pôle recettes suite à des contrôles internes,- Validation des quittances subrogatives des étudiants cautionnés par les organismes de garantie,- Possibilité d'assurer les états des lieux,- Possibilité de relever les compteurs,- Participer à la formation des renforts,- Participer à la saisie des engagements et bons de commande sur Orion,- Possibilité d'assurer la gestion des clés. Assurer l'accueil des étudiants
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail- Accueillir et faciliter la vie des étudiants (information, orientation, formalités administratives…)

Connaissances - Savoirs :

- Maitrise technique du domaine d'activité- Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer- Bureautique (Word, Excel, PPT) ? Internet, Messagerie ? - Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc…) - Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous- Connaissance des règles budgétaires et comptables
Savoir- faire :

- Travail en équipe- Rigueur et sens de l'organisation- Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs- Capacités rédactionnelles- Savoir rendre compte de son activité
Savoir être :

- Sens de la communication orale et écrite- Sens des initiatives et des responsabilités- Goût pour le travail administratif - Sens de la communication, diplomatie et respect des usagers- Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité - Sens du service