Adjoint au responsable du service formations (H/F)

Établissement public d’enseignement supérieur et de recherche, l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Normandie assume l’ensemble des missions dévolues aux vingt écoles d’architecture françaises placées sous la tutelle du ministère de la Culture, de la formation initiale à l’échange des savoirs et pratiques au sein de la communauté scientifique et culturelle internationale. Outre une formation initiale en Licence/Master, l’ENSA Normandie délivre une Licence d’architecture à Hanoï (Vietnam), un master de spécialisation en collaboration avec l’Université du Havre (Master DRAQ), la HMONP et un doctorat de l’Université de Rouen. Elle héberge l’Equipe d’Accueil ATE composé de 18 chercheurs titulaires dont 5 titulaires d’une HDR et 6 doctorants. ATE est inscrite dans l’ED 556 (Hommes Sociétés Risques Territoires) de l’Université de Rouen Normandie. L’ENSA Normandie est aujourd’hui porté par 70 enseignants permanents, 60 intervenants extérieurs et une équipe administrative de 42 agents.

Placé sous l’autorité de la direction des enseignements, de la recherche et de l’international, le service est composé de 2 agents de catégorie A et de 4 agents de catégorie B.
 
Liaisons hiérarchiques : Responsable du service formations

Liaisons fonctionnelles : Les services de l’ENSA Normandie, les enseignants, les étudiants, le ministère de la culture et les partenaires extérieurs

Missions et activités principales :

L’adjoint (H/F) accompagne la responsable de service dans la préparation des dossiers.

• Il contribue au bon déroulement des activités du service.
• Il assure de façon autonome l’instruction des dossiers dont il a la charge débouchant sur une réalisation attendue par le responsable.   
• Il encadre une équipe de 4 agents de catégorie B.
• Il accompagne la responsable de service dans la prospective d’évolution et d’amélioration du service, notamment dans la gestion et l’exploitation des données ou la création d’outils internes.  Il/elle formalisera les procédures internes du service.
• Il/elle participe à l’amélioration de la gestion des stages destinée à développer et faciliter les déroulement des stages dans les programmes de formation et d’un observatoire de la vie étudiante et de l’insertion professionnelle.  

A cet effet, l’adjoint au service formation réalise les activités suivantes :   

 - Organiser les instances pédagogiques – CFVE – CPS et rédiger les comptes rendus.
- Préparer des réunions de service et inter-services.
- Mettre en place des plannings sur ADE et participer à la mise en œuvre de la maquette pédagogique dans ses grandes lignes, de l’admission à la délivrance du diplôme de l’étudiant.
- Gérer les dépenses du service formation et participer à la préparation du budget du service (des dépenses liées aux visites et voyages, en s'assurant de rester conformément au budget)
- Organiser les visites et voyages liés au programme pédagogique : réservation des hébergements et des transports nécessaires. Suivi  du volet administratif pour garantir le bon déroulement des déplacements.
- Organiser le recrutement des intervenants extérieurs et des professeurs invités :  suivi administratif du processus de recrutement, gestion des frais de déplacement et coordination logistique pour faciliter le déroulement des interventions devant les étudiants.
- Amélioration de la gestion des stages : Élaborer et mettre en œuvre des procédures destinée à développer et faciliter les déroulement des stages dans les programmes de formation. L’adjoint a pour mission de gérer les aspects administratifs y compris la documentation et la communication avec les stagiaires.  
- Participer à la mise en place d’un observatoire de la vie étudiante et de l’insertion professionnelle . L’adjoint collecte et analyse des données à des fins statistiques.  Il réalise des rapports et répond aux enquêtes du ministère.
- Participer à l’amélioration continue du dispositif de formation au travers d’outils d’évaluation des enseignements et du service à l’étudiant et à l’enseignant.  
- Participer à l’organisation des événements école liés à la pédagogie (Journée Portes Ouvertes, séminaires enseignants)
- Assurer les missions transversales au sein du service.  Pour réaliser ses missions, il est assisté d’un gestionnaire de scolarité et de la vie étudiante.

Télétravail : Oui

Encadrement : Oui

• Une expérience de 5 ans dans le domaine est souhaitée.
• Compétences techniques :
• Réglementation en matière de scolarité
• Organisation et fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du licence-master-doctorat
• Réglementation en matière de stage
• Réglementation en matière de voyages et frais de déplacements
• Règles budgétaires et comptables
• Règles de la fonction publique
• Droits et procédures administratifs
• Environnement bureautique appliqué à la gestion de scolarité (plus des logiciels spécifiques au domaine d’activité Taïga ou équivalent)
• Connaissance de l’offre de formations de l’établissement
• Compétence en ingénierie pédagogique (approche pédagogique)

Savoir-faire :

• Capacité d'analyse, de synthèse et de résolution de problèmes
• Savoir rendre compte de son activité
• Disposer de qualités rédactionnelles  
• Savoir rédiger des documents et des actes administratifs
• Mettre en œuvre des indicateurs pour le suivi et l'analyse des opérations de gestion
• Situer les acteurs dans le processus de décision et leurs rôles respectifs
• Expliciter le sens d'une réglementation ou d'une action donnée.
• Aptitude à la médiation

Savoir être :

• Disponibilité et rigueur
• Sens de l’organisation
• Aptitudes relationnelles
• Savoir travailler en équipe/polyvalence
• Capacité d’adaptation
• Discernement et sens des initiatives
• Discrétion
• Sens des responsabilités