Adjoint/Adjointe du directeur adjoint de la vie étudiante F/H

La direction de la formation humaine et militaire (DFHM) est responsable de la formation humaine des étudiants. La transmission des valeurs fondamentales est rendue possible par un encadrement militaire et civil de qualité ainsi que par la pratique du sport, véritable vecteur de cohésion. L’objectif et d’inculquer aux étudiants les valeurs humaines nécessaires à leur épanouissement personnel et qui seront un atout majeur dans leur vie professionnelle future, gage de l’excellence et de l’attractivité de l’École polytechnique.

La direction de la formation humaine et militaire (DFHM) encadre et accompagne la vie sur le campus des étudiants des différents cursus de l’école Polytechnique. Elle est dirigée par le chef de corps de l’École lequel est secondé par le directeur adjoint chargé de la vie étudiante (DVE), dont les deux missions principales sont l’élaboration et la mise en œuvre du schéma directeur de la vie étudiante de l’Ecole polytechnique et coordonner de manière transverse l’ensemble des sujets relatifs à la vie étudiante de l’École polytechnique.

L’adjoint/L’adjointe au directeur adjoint de la vie étudiante sera placé(e) directement sous l’autorité de celui-ci et aura pour missions principales de l'assister dans l’exercice de ses missions, notamment en ce qui concerne la structuration et la coordination des activités étudiantes en interagissant quotidiennement avec les étudiants des différents cursus.

Vous seconderez et apporterez un soutien technique et opérationnel au directeur adjoint chargé de la vie étudiante dans la mise en œuvre, le suivi, le pilotage opérationnel et l’évaluation des actions liées à la vie étudiante de l’École polytechnique.

Vous assurerez l’exécution technique, la conception méthodologique des dispositifs, la gestion budgétaire exécutive, le suivi des activités et la participation aux instances externes.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Coordonner la mise en œuvre opérationnelle du schéma directeur de la vie étudiante :

• Participe à la coordination opérationnelle de la mise en œuvre des actions prévues;
• Assure le suivi opérationnel de l’avancement des actions prévues;
• Produit les comptes rendus, les notes de suivi, reports d’évaluations et tableaux de bord opérationnels;
• Relaye les informations entre les différents acteurs (étudiants, équipes pédagogiques, services administratifs).

Rédiger les documents techniques et méthodologiques relatifs à la vie étudiante :

• Rédige des documents (notes, directives, comptes rendus, synthèses) relatifs à la vie étudiante de l’École polytechnique;
• Prépare des présentations PowerPoint pour les réunions, instances et commissions;
• Rédige les protocoles, procédures et guides pratiques liés à la vie étudiante;
• Assure la mise en forme et la mise à jour des documents officiels.

Implémenter les outils permettant de structurer la vie étudiante de l’Ecole (outils collaboratifs, plateforme digitales, BDD) :

• Assure le déploiement des outils auprès des utilisateurs;
• Forme les utilisateurs aux nouveaux outils;
• Assure le suivi technique.

Piloter le suivi opérationnel et contrôler les activités liées à la vie étudiante :

• Accompagne les équipes et les étudiants dans la mise en œuvre de leurs projets;
• Contrôle le respect des procédures, des budgets et des délais.

 Participation à l’élaboration et la mise en œuvre de la politique prévention :

• Participe à l’élaboration, la coordination et à la mise en œuvre de la politique de prévention à destination des élèves et des étudiants de l’Ecole polytechnique;
• Coordonne la mise en œuvre des actions de préventions (santé, sécurité, harcèlement, addictions, auprès des élèves et étudiants);
• Assure le suivi des actions et la relation avec les partenaires;
• Rédige les comptes rendus et bilans des actions de prévention.

Assister le directeur adjoint dans l’organisation et le secrétariat de la commission CVEC :

• Assure les convocations, ordres du jour, comptes rendus de la commission;
• Réalise l’exécution opérationnelle et le suivi des actions validées lors de cette commission;
• Produit le suivi et le rapport d’avancement des actions.

Assurer l’exécution budgétaire et la gestion financière de la CVEC :

• Assure l’exécution budgétaire sur le logiciel financier de l’école;
• Gère les engagements de dépenses, les commandes, les factures et les paiements liées à la vie étudiante;
• Suit le budget alloué, analyse les écarts budgétaires et remonte les informations au directeur adjoint de la vie étudiante.

 Accompagner le développement des initiatives étudiantes (IP PARIS) :

• Favorise la collaboration entre l’Ecole et les autres écoles membres de l’IP paris;
• Relaye les bonnes pratiques et les opportunités de projets communs;
• Participe aux réunions de coordination IP Paris et restitue les comptes rendus.

Participer aux instances externes (commission vie étudiante IP Paris, CROUS, CGE, etc.) :

• Assure le suivi des décisions et les restitutions en interne;
• Prépare les dossiers de participation et les notes de synthèse.

Activités complémentaires :

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IPP.  

Contraintes particulières (port de charge, déplacements fréquents, astreinte, etc) : port de charge occasionnel, déplacement occasionnel.

Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive ni contractuelle.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selon poste)
• Remboursement du titre de transport : 75%
• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d’un diplôme Bac+4 minimum, et vous justifiez d’une expérience réussie de 3 à 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement dans l’enseignement supérieur.

Vous maîtrisez l’anglais à l’écrit comme à l’oral et disposez d’une expérience en conduite de projets liés à la vie étudiante. Des connaissances juridiques seraient appréciées.

Doté(e) d’un excellent sens relationnel, vous savez écouter, conseiller et accompagner les étudiants. Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous faites preuve d’initiative, d’anticipation et de polyvalence.

Votre capacité à coordonner des projets et à en assurer le suivi, ainsi que votre disponibilité, seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.