Adjoint à la Responsable Administrative et Financière F/H

Sous l'autorité de la Responsable Administrative et Financière (RAF), l'adjoint(e) à la RAF participe à la gestion administrative, budgétaire et financière du service ainsi que la gestion bâtimentaire et logistique de l'infrastructure. Elle participe à la structuration ou la consolidation des processus de gestion, au suivi des ressources et à l'amélioration continue des pratiques.
Activités principales
Appui à la gestion budgétaire et financière
• Participer à l'élaboration, au suivi et à l'exécution du budget du service
• Contribuer aux appels à projets et au suivi des crédits et des opérations (fonctionnement, investissement, financements fléchés), ainsi qu'à leur bilan
• Suivre les engagements et suppléances en cas d'absence de la gestionnaire financière
• Contribuer à la production d'outils de suivi, de tableaux de bord et de reporting financier
Appui à la gestion RH de la structure
• Participer au processus de recrutement
• Participer au suivi budgétaire de la masse salariale de la structure
• Participer à l'organisation des plans de formation
• Contribuer au suivi des indicateurs RH
Appui à la gestion administrative et aux marchés
• Participer à la gestion administrative des conventions, partenariats et subventions
• Contribuer à la préparation et au suivi des marchés publics en lien avec le service des achats de l'UB et des centrales d'achats (expressions de besoin, suivi d'exécution)
• Veiller à la conformité réglementaire des procédures administratives et financières
Appui au pilotage et à la structuration des processus
• Contribuer à la formalisation des processus et à l'amélioration des procédures internes
• Participer aux démarches de contrôle interne, de contrôle de gestion et d'assurance qualité
• Assurer un rôle de conseil et d'appui auprès des responsables de projets et de l'équipe de direction
Appui au suivi informatique
• Participer à l'accompagnement et la mise en place d'applications informatiques et/ou de systèmes d'information
• Être l'interlocuteur privilégié de la DSI sur les applications informatiques et le matériel informatique
• Suivi, déploiement et optimisation des besoins numériques sur la structure
Appui à la gestion de l'infrastructure
• Encadrer le travail de la gestionnaire financière et de l'assistante de direction concernant les démarches de supervision des besoins de services et des dysfonctionnements
• Interlocuteur de premier plan dans la gestion des incidents mineurs sur la structure auprès du bailleur Domofrance et des acteurs principaux (prestataires contractuels externes ou personnels PPE UB).
Continuité de service et suppléance
• Assurer la continuité des activités en cas d'absence de la responsable administrative et financière
• Représenter, le cas échéant, le service dans les réunions techniques ou institutionnelles


Contraintes liées au poste :
• Vous respectez les horaires du service.
• Vous n'avez pas de télétravail possible les 6 premiers mois (maximum 1 jour par semaine par la suite).
• Vous acceptez la possibilité de pics d'activité en fonction du calendrier budgétaire.
• Vous participez à des réunions ponctuelles sur différents sites de l'université.

Profil :
• Vous disposez d'une formation supérieure en gestion administrative et financière, finances publiques ou équivalent.
• Vous justifiez d'une expérience en environnement universitaire ou administratif public (appréciée).
Expérience professionnelle :
• Vous possédez une expérience professionnelle minimale de 3 ans sur des fonctions de gestion administrative et/ou financière.
Connaissances :
• Vous maîtrisez la gestion budgétaire et financière publique.
• Vous connaissez les règles de la comptabilité publique.
• Vous comprenez le fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche.
• Vous connaissez les dispositifs de financement.
• Vous utilisez les outils de suivi budgétaire et de reporting.
• Vous maîtrisez l'environnement juridique et administratif.
Compétences requises sur le poste :
• Vous faites preuve de rigueur et de fiabilité.
• Vous démontrez des capacités d'analyse et de synthèse.
• Vous avez le sens de l'organisation, de l'autonomie et de la gestion des priorités.
• Vous savez travailler en équipe et en transversalité, et vous savez rendre compte.
• Vous possédez des qualités relationnelles et le sens du service.
• Vous faites preuve de discrétion professionnelle.
• Vous vous adaptez dans un environnement complexe et faites preuve de polyvalence.
• Vous avez une appétence pour les aspects logistiques et informatiques.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (dont Excel et tableaux croisés dynamiques) et les logiciels de gestion.


Plus d'informations:
Basé à Pessac - accès tram B, bus, vélo
CDD de 12 mois
Salaire mensuel brut : entre 2 130 € et 2 380 € (selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux)

Avantages liés au poste:
50 jours de congés annuels dès la première année
Télétravail partiel possible selon organisation du service (1 jour/semaine)
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun
Restauration subventionnée
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d'accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !