Responsable Etat Civil F/H

Pourquoi nous rejoindre ?

Bordeaux (260 000 hab.) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme. Engagée dans une politique de transition écologique et sociale volontariste, la Municipalité porte le projet de « faire ensemble la ville solidaire, grandeur nature, conviviale, créative et riche de diversité ».

L’état civil de la Ville de Bordeaux se singularise par le volume des actes traités (par an : 210 000 demandes d’actes d’état civil, 8 000 déclarations de naissance, 700 célébrations de mariages, 1 200 PACS, 4 400 déclarations de décès, 120 changements de prénoms et 250 changements de noms) mais aussi par la diversité et la complexité des situations. 

Le service état civil contribue aux différents projets menés par la Ville au titre de l’amélioration de la relation usager. Le ou la chef.fe de service est ainsi amené.e à participer aux travaux pilotés par la direction de la relation usagers : simplification des demandes des usagers, amélioration de l’information et du parcours de l’usager, respect des délais de réponse etc. Il impulse une dynamique au sein de ses équipes en organisant leur participation aux programmes de formation dédiés.

C'est dans ce contexte que la mairie de Bordeaux recherche son.sa responsable du service Etat civil.

Sous la responsabilité de la Directrice adjointe de l'état civil et des formalités, vous pilotez les activités des 2 centres qui le composent (centre déclaration/unions et centre mentions, restitutions des actes).

Vous serez en charge de :

1- Piloter l'activité des centres du service :
- garantir la gestion organisationnelle, la coordination et l'animation de l'activité du service,
- assurer la mise en œuvre et le suivi du projet de service,
- promouvoir la démarche qualité de service pour l'usager,
- évaluer les actions menées par le service et proposer les mesures correctives nécessaires,
- analyser les indicateurs d'activités et élaborer le bilan annuel,
- participer à la préparation du budget et des marchés du service et au suivi.

2- Encadrer les équipes et gestion RH (33 agents de catégorie C, 2 responsables de centre catégorie B) :
- encadrer les responsables de centre,
- accompagner les équipes dans le changement,
- contrôler la répartition des tâches, l'application et l'efficacité des plannings et le respect des délais de traitement,
- animer et conduire les réunions d'équipes,
- prévenir et gérer les conflits,
- avec les responsables de centre, veiller au développement des compétences individuelles et collectives des équipes,
- assurer la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation du tutorat.

3- Communication interne et animation:
- diffuser les informations concernant les évolutions législatives, juridiques et réglementaires, contrôler les mises à jour des procédures,
- recueillir, analyser et transmettre les informations et propositions des équipes,
- rendre compte, régulièrement, à la direction de l'activité du service,
- diffuser les bonnes pratiques et promouvoir l'analyse de sa pratique professionnelle.

4- Assurer la administrative des activités du service: En qualité d'Officier d'état civil délégué, être garant de la tenue des registres d'actes d'état civil, dans le respect des délais réglementaires, s'assurer de leur mise à jour.

Vous détenez de solides connaissances en droit civil et idéalement des notions relatives aux enjeux, aux missions et au fonctionnement des services à la population.

Vous justifiez d'une expérience managériale significative et avez une bonne capacité à organiser votre activité et celle de l'équipe pour travailler selon un calendrier défini.

PROFIL ATTENDU

Manager sensible au service d'accueil du public, doté.e d'un bon sens relationnel, vous êtes à l'aise à l'idée d'animer des réunions et des groupes. Vous avez à cœur d'accompagner les agents dans l'appropriation des outils numériques et d'une relation aux usagers de qualité.

Vous avez le goût du travail rigoureux et savez faire preuve de réactivité.

Doté.e d'une capacité d'analyse et d'argumentation, vous serez capable de proposer des solutions viables et adaptées aux problématiques techniques et fonctionnelles que vous pourrez rencontrées.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, alors n'hésitez plus, ce poste est fait pour vous !

Conditions spécifiques d’exercice :

-       IFSE de grade (1085 € bruts mensuels + 25 points de NBI (encadrement 33 agents de catégorie C, 2 responsables de centres catégorie B),

-       35 jours de congés + RTT

Vous pouvez également bénéficier (sous conditions) :

- d’une mutuelle employeur participant à votre protection sociale en santé et prévoyance,

- de la prise en charge financière d’une partie de vos frais de trajets entre votre domicile et votre lieu de travail.

- d’un accès gratuit aux musées municipaux de la ville de Bordeaux

- de prestations diverses (vacances, loisirs, bien être, accès aux restaurants administratifs)