Responsable de la cellule Affaires Générales et Logistique

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de l’université Paris-Saclay, les bibliothèques ont pour missions principales d’accueillir les publics, de mettre en œuvre la politique documentaire de l’université et de contribuer à ses activités de formation et de recherche. La Direction des bibliothèques coordonne l’ensemble du réseau des bibliothèques pour accompagner les enseignements donnés au sein du collège universitaire de premier cycle ainsi que l’enseignement et la recherche organisés via des écoles graduées.

Le service administratif et financier accompagne la direction pour le suivi de l’administration, des finances et de la logistique. L’équipe est composée de 6 personnes.

Missions principales de l’agent :

• Assurer le soutien logistique pour l’ensemble de la Direction
• Assurer l’interface entre les personnels, l’agent d’entretien ainsi que les services techniques de l’Université (Direction de l’Aménagement, du Patrimoine et de l’Immobilier, campus, Hygiène et sécurité, services techniques des composantes)
• Planifier et encadrer les activités/interventions d’entretien et maintenance
• Assurer la gestion et le suivi d’exécution des travaux à réaliser et gérer une enveloppe budgétaire
• Contribuer à l’adaptation de l’activité en fonction des évolutions d’organisation de l’université
• Accompagner les projets dans son domaine d’intervention
• Gestion du parc automobile
• Contrôler le service fait des prestataires extérieurs

• Coordonner la mise en application de la politique d’hygiène et sécurité en lien avec les services hygiène et sécurité de l’Université (établissement classé en catégorie S)
• Conseiller sa hiérarchie en matière d’hygiène et sécurité pour l’ensemble des sites des bibliothèques et Lumen Learning Center

• Mettre à jour les alias des comptes partagés
• Faire les vérifications des numéros de postes, fonctions et affectations des nouveaux arrivants

Connaissance, savoir :

• Méthodologie de la logistique (connaissance générale)
• Connaissances générales de la gestion administrative et financière des EPSCP
• Bonnes notions en matière de réglementation des marchés publics, contrats
• Connaissances budgétaires générales (notions de base)
• Connaissances des outils bureautiques : World, Excel, Messagerie
• Réglementation en matière d’hygiène et sécurité (connaissance générale)

Savoir-faire :

• Savoir gérer la polyvalence des activités, leur planification et les urgences
• Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes-externes et en équipe
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Informer et rendre compte
• Gérer un budget

Savoir-être :

• Autonomie et sens de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d’adaptation et d’initiative
• Savoir travailler en transversalité
• Sens de la confidentialité
• Rigueur