Gestionnaire pédagogique F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

L’UFR d’Etudes Germaniques et nordiques est dirigée par un Directeur (Professeur en études germaniques) et deux directrices adjointes (Maîtresse de conférences en études germaniques et Professeure en études nordiques)

Présentation du service :

L’UFR d’Etudes Germaniques rassemble une quarantaine d’enseignants chercheurs. Elle regroupe les domaines suivants : études germaniques, études nordiques, études néerlandaises. Outre les licences et masters relevant directement de ces disciplines, elle propose des doubles parcours associant d’autres UFR et faculté. Le secrétariat se compose en principe d’un(e) RA et d’un(e) gestionnaire pédagogique (avec parfois une personne vacataire en appui).

Localisation :  Centre Malesherbes, 108 Boulevard Malesherbes, 75017 Paris

Libellé de Fonctions : Gestionnaire pédagogique F/H

Catégorie : B

Corps : Technicien-ne

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative  

Mission :

• Accueillir et informer les étudiants
• Participer à la gestion administrative de l’UFR
• Assurer le relai de l’information entre les différents usagers du site, et les requêtes extérieures.
• Gérer les inscriptions pédagogiques
• Gérer les notes de fin de semestre
• Préparer les sessions d’examens
• Préparer les jurys de fin de semestre
• Classer et archiver des dossiers étudiants, et les copies d’examens
• Diffuser l’information sur le site internet de l’université et actualiser le site de l’UFR
• Participer à l’organisation de la rentrée universitaire et des sessions d’examens
• Suivre les dossiers des étudiants sur Apogée

Activités principales :

• Réception téléphonique et accueil physique des étudiants : renseignements, conseils et orientation
• Gestion du site internet de l’UFR : mise en ligne des informations, mise à jour des brochures d’enseignements
• Réalisation des tableaux de relevés de notes pour toutes les épreuves avant les sessions d’examens
• Préparation des jurys d’examens
• Paramétrage des Inscriptions Pédagogiques Web et de la saisie des notes par le Web, sur Apogée et édition de listes par éléments constitutifs.
• Lancement des calculs, édition des résultats
• Participation à la réactualisation de la brochure de l’UFR
• Participation à la Journée Portes Ouvertes

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en gestion pédagogique

Savoir-faire :

• Utiliser les logiciels de bureautiques (word, excel, mail…)
• Utiliser le logiciel de scolarité APOGÉE
• Planifier son travail
• Proposer des améliorations
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Respect rigoureux des procédures administratives
• Sens de l’organisation et de la hiérarchisation des urgences

Savoir être :

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation
• Rigueur
• Discrétion
• Ponctualité