Gestionnaire de scolarité H/F

En 2023, l’ensa Nantes accueille près de 1150 étudiants. Elle compte par ailleurs près de 140 agents (enseignants chercheurs, personnels administratifs, techniques et scientifiques) et plus de 300 intervenants extérieurs. En matière de recherche, l’ensa Nantes est dotée d’un laboratoire au rayonnement national et international dont les thématiques s’articulent avec les domaines d’étude de master et répondent aux enjeux sociétaux majeurs. Concernant l’action internationale, l’ensa Nantes bénéficie d’une très bonne visibilité à l’international et a développé une formation délocalisée à l’Ile Maurice sous forme d’une filiale de l’établissement Nantes Université a été créé le 1er janvier 2022.

Il s’agit d’un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche que propose un modèle d’université inédit en France, unissant une Université, le CHU de Nantes, l’Institut de Recherche Technologique Jules Verne, un Organisme Nationale e Recherche (Inserm), et des Grandes Ecoles (l’Ecole Centrale de Nantes, l’Ecole des Beaux-Arts de Nantes, l’Ecole Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes). Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations dans tous les domaines de la connaissance.

Le service des études est chargé du suivi du parcours de l’étudiant, de son instruction jusqu’à la remise du diplôme. Il est composé de 2 pôles, encadrés par la directrice des études :
le pôle pédagogie composé de 3 agents en charge du suivi des enseignements ;
le pôle scolarité composé de 4 agents en charge du suivi de l’accompagnement des étudiants.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

 Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement. Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

La/le gestionnaire contribue au bon déroulement des activités du service des études de l’ensa de Nantes en assurant notamment les missions suivantes :

Gestion de l’accueil des usagers :

- Accueillir et renseigner le public (physique, téléphone, mail) ;

- Participer aux réunions de rentrée.

Préparation de l’inscription des étudiants :

- Constituer les groupes des niveaux dont la/le gestionnaire est en charge.

Gestion de l’inscription administrative des étudiants :

- Mettre à jour le tableau général centralisant toutes les inscriptions pour les niveaux dont la/le gestionnaire est en charge ;

- Vérifier et valider les inscriptions ;

- Rembourser les boursiers, effectuer les annulations et transmettre au service des finances ;

- Etablir les dossiers de financement.

Gestion de l’inscription pédagogique des étudiants :

- Effectuer les inscriptions pédagogiques dans l’application pour les niveaux dont la/le gestionnaire est en charge ;

- Valider les conventions de stages ou de mises en situation selon le niveau ;

- Editer les attestations de présence ou d’assiduité.

Gestion des résultats des étudiants :

- Envoyer les rendus avec les lettres d’invitation pour les jurys ;

- Organiser les examens ;

- Gérer les rendus et organiser les soutenances ;

- Préparer les résultats ;

- Editer les attestations de réussite ;

- Diplômer dans l’application et par parchemin.

Suivi des partenariats :

- Organiser les voyages, suivi des remboursements.

Gestion des bilans d’activité :

- Archiver.

Conditions particulières d’exercice : Soutien auprès du service en cas de surcharge d’activité. Impossibilité de prendre des congés lors des périodes de forte charge d’activité. Travail en binôme. Toutes les missions sont télétravaillables sauf l’accueil physique du public, l’organisation des examens en présentiel et l’archivage.

Télétravail : Oui

Encadrement d’équipe : Non

Le poste fait l’objet d’une publication sur le site Choisir le service public (CSP – référence n°2024-1550196).

Aucune candidature déposée sur le site emploi public ne sera étudiée

Compétences techniques :

- Accueil du public et accueil téléphonique ;

- Utilisation de logiciels spécifiques au domaine d’activité ;

- Organisation, fonctionnement et missions du service, environnement administratif.

Savoir-faire :

- S’exprimer avec aisance ;

- Analyser et reformuler la demande des usagers ;

- S’adapter aux différents types de publics ;

- Réagir de façon adaptée aux situations complexes – méthodologie de travail.

Compétences comportementales :

- Etre rigoureux et méthodique ;

- Sens des relations humaines ;

- Avoir l’esprit d’équipe ;

- Etre à l’écoute des usagers ;

- Capacité de façon adaptée aux situations complexes – méthodologie de travail.

Une expérience dans des fonctions similaires serait appréciée.

Langues : La pratique de l’anglais serait un plus

Niveau d’études/diplômes requis : Niveau 4 : Baccalauréat

Niveau d’expérience minimum requis : Confirmé