Conseiller·ère accueil autonomie H/F

Le Département de l’Hérault est un acteur essentiel important du secteur public en Occitanie. C’est une collectivité territoriale dont les actions se déclinent dans divers services publics, pour la population et pour le territoire.

Institution de proximité, chaque jour le Département accompagne 1,2 millions d’Héraultais à différents moments de leur vie afin d’améliorer leur quotidien. Avec un budget annuel de 1,8 milliard d’euros, toutes les actions de service public sont portées par 5 450 agents répartis sur le territoire héraultais.

Le Département s’investit pleinement dans ses missions diverses et impactantes :

• la solidarité (autonomie, enfance et famille, logement, insertion),
• l’aménagement du territoire (numérique, routes, littoral, collèges),
• l’économie (agriculture, tourisme),
• l’environnement,
• la culture ou encore la jeunesse.

Conseiller·ère accueil autonomie - Réf : SD_1501

Fonction RIFSEEP : Conseiller
IFSE poste : 470 €
Groupe : B1
SEGUR : 100 €

Rattachement administratif :
DGA Solidarités Départementales
Maison départementale de l’Autonomie
D accueil et traitement accéléré
S accueil information

Catégorie B

Filière :

• Administrative
• Administrative et Sociale

Type de contrat : Par voie Statutaire Non Statutaire

Cadre d'emploi :

• Rédacteurs territoriaux

Lieu : MONTPELLIER

Date limite de candidature : 17 mai 2024

Description du poste

Missions :

• Contribuer aux actes de gestion administrative
• Le conseiller accueil autonomie assure l'accueil, l'information et l'orientation des partenaires et des usagers en tenant compte des spécificités de leur situation liées à l'âge ou au handicap ainsi que le traitement des documents (physiques, numériques) liés aux demandes des usagers.

Activités :

• Accueille, informe et oriente les usagers
• Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
• Classe et archive
• Conçoit les documents demandés en interne et en externe
• Diffuse les informations
• Gère les bases de données
• Participe à l’optimisation de la qualité des coûts et des délais
• Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
• Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus

Sous la responsabilité du chef du service, il/elle est chargé·e :

• Accueil physique et téléphonique 2ème niveau et par le biais du formulaire de contact
• Aider au remplissage des dossiers, explications techniques quant à la complétude, au circuit de la demande, aux prestations et aux différentes voies de recours
• Orienter des usagers vers d'autres partenaires compétents
• Prendre en charge les situations critiques et complexes
• Répondre aux demandes d'information des partenaires (mail ou téléphone) :
• Apporter les informations sur tous les aspects de la vie quotidienne en lien avec la compensation de la perte d'autonomie ou du handicap et informer sur les droits et les prestations
• Faciliter les mises en lien vers les services compétents
• Réaliser des tâches administratives
• Réaliser des tableaux de bord et documents, rédiger des courriers pour les partenaires ou usagers, des notes, des rapports, des comptes rendus
• Concevoir des supports techniques ou de formation
• Actualiser ses connaissances :
• Assurer une veille régulière sur les dispositifs, prestations, services et les évolutions règlementaires et législatives
• Faire remonter au manager, les besoins de formalisation de procédures, documents et de formation et diffuser les informations.
• Assurer un appui administratif et technique : suivi de projets en lien avec le chef de service
• Réaliser un appui technique des équipes (télé service et le portail CMI)
• Assurer le suivi du déploiement du SI en lien avec le service informatique et le référent SI du service
• Être référent formation (planning et suivi des formations des agents)
• Assurer le suivi de la numérisation
• Contribuer à la méthodologie de mise en œuvre des projets et apporter un soutien technique aux équipes

Activités secondaires :

• Gérer les appels du numéro unique et effectuer une première analyse des besoins de la personne
• Communiquer aux services concernés les informations nécessaires au traitement des demande
• Participer au traitement des documents liés aux dossiers des usagers dans le respect des procédures en vigueur : dématérialisation (numérisation, affectation selon un plan de classement, utilisation des logiciels IODAS, SOLIS et Multigest)
  Préparer et envoyer des courriers simples et des formulaires
• Participer à l'ouverture et au tri du courrier arrivé

Profil recherché

Connaissances :

• Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
• Règles budgétaires et comptables
• Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
• Technique(s) du domaine d'intervention
• Organisation et fonctionnement du Département
• Qualité : démarche, méthodes, outils
• Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
• Dispositif(s) du domaine d'intervention
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention

Savoir-faire :

• Analyser les données du domaine d'intervention
• Appliquer la réglementation
• Conduire une réunion
• Constituer et suivre des dossiers administratifs
• Gérer les crédits
• Répondre aux besoins des usagers
• Utiliser les techniques du domaine d'intervention
• Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
• Décoder une adresse
• Rechercher l'information
• Appliquer les procédures qualité
• Traiter l'information
• Transmettre l'information

Savoirs comportementaux :

• Aptitude à la Communication
• Sens de l'Organisation
• Rigueur
• Esprit de Synthèse

Informations complémentaires :

• Poste inscrit dans un périmètre qualité : oui
• Identification du périmètre : Accueil du public
• Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Agent d'accueil de 1er niveau

Autres informations sur le poste :

Chiffres clés:

• Accueil physique : jusqu'à 200 personnes reçues par jour,
• Accueil téléphonique : jusqu'à 70 appels par jour et par personne au standard téléphonique
• Pièces ou dossiers numérisés : sur l'année en moyenne 110 par jour
• Courriers reçus par jour : entre 450 et 600 plis

Contraintes horaires du poste :

• Type de contrainte horaire : Poste à temps complet
• Précision en cas d’horaire spécifique/particulier : Horaires d'ouverture au public 08h30/12h30 - 13h30/17h30

Contraintes du poste :

• Travail au contact du public
• Travail en présentiel majoritaire
• Prise de congés en roulement avec son binôme
• Assure la continuité du service public en lien avec l'ensemble de l'équipe
• Prise en compte du handicap psychique
• Gestion du flux
• Port de charge (caisse de dossiers)
• Pas de poste de travail fixe mais poste de travail partagé