Chargé du pilotage administratif et de la gestion RH F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

L'UFR Sciences de la Vie est une composante de la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Elle compte 250 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs, 510 personnels administratifs et techniques, et accueille 2300 étudiants.

L’UFR regroupe 3 départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie) et un Centre de Formation Pratique en Biologie.

Plusieurs centres de recherche et laboratoires sont associés à l’UFR 927 : Institut de Biologie Paris-Seine, Centre de Recherche des Cordeliers, Institut du Fer à Moulin, laboratoires de l’Institut de Biologie Physico-Chimique et de l’Institut Curie.

Présentation du service :

L’IBPS est une entité de recherche créée le 1/01/2014, qui regroupe environ 600 personnes. En janvier 2025 l’IBPS sera constitué de 4 unités de recherche travaillant dans les domaines des Neurosciences, de la Biologie du Vieillissement et Adaptative, de la Biologie du Développement, et de la Biologie Quantitative et Computationnelle, des Sciences Physique appliquées à la Biologie.

Outre les 4 unités, l’IBPS comporte 6 plateformes technologiques : Animalerie rongeur, Animalerie aquatique, Microscopie électronique, Microscopie photonique et cytométrie, Ingénierie des protéines, Bio-informatique.

L’IBPS est soutenu principalement par Sorbonne Université et le CNRS, et certaines unités ou équipes sont également soutenues par l’Inserm.

Consulter notre site : http://www.ibps.upmc.fr

Localisation : IBPS

Campus Pierre et Marie Curie – Barre Cassan – 7 quai Saint Bernard, 75005 Paris.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Fonctions : Chargée du Pilotage administratif et de la gestion RH

Catégorie : A

Corps : Ingénieur d’étude

BAP : J

Mission :

Assurer le pilotage administratif et la gestion RH de la fédération de l’IBPS, des 6 plateformes technologiques de 30 à 40 équipes de recherche dans un environnement multi-tutelles (SU, CNRS et Inserm)

Activités principales :

Recrutement

• Mettre en œuvre les recrutements pour la Fédération et les unités de recherche depuis l’identification du besoin jusqu’à la prise de fonctions des agents
• Contrôler et suivre les dossiers des CDD, les demandes renouvellements contrats, et veiller au respect des échéances
• Assurer l’Interface avec l’UFR 927, les services RH de la FSI (SU) et de la DR02 (CNRS) ainsi que la Direction de la Recherche et de la Valorisation (SU) et le Service Partenariat et Valorisation (CNRS)
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes

Accueil, intégration des nouveaux entrants

• Mettre en place des actions de communication internes favorisant l’intégration des nouveaux personnels
• Établir un projet d’accueil des nouveaux entrants notamment les étrangers
• Veiller à la mise à jour des différentes bases de données et applications des différentes tutelles : listes internes, annuaires, Reseda, Agate tempo

Gestion administrative du personnel

• Assurer une veille réglementaire, mettre en place les nouveaux dispositifs règlementaires et contrôler leur application
• Suivre le positionnement des agents (demandes de congés, CET, absences, arrêts maladie, formations)
• Organiser et suivre les campagnes de promotion : tableaux d’avancement, listes d’aptitudes
• Suivi de l’activité du service à l’aide de tableaux de bords et produire des indicateurs d’aide à la décision
• Répondre aux enquêtes, audits, évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure
• Assurer le suivi des conventions de stages et gestion des dossiers administratifs

Activités transversales

• Contribuer à la mise en œuvre des décisions issues du conseil de direction de l’institut et des réunions de service
• Participer à la mise en œuvre et au suivi de missions transversales pour l’ensemble de l’IBPS telles que :
  L’optimisation des fonctions support
  L’organisation d’évènements : colloques, retraites, évènements internes, ...
• Organiser les élections des différentes instances de l’Institut
• Contribuer si besoin aux projets RH des tutelles

Activités associées

Liens forts avec le chef de site et les services de la Direction de la Logistique et des Moyens en particulier concernant :

• La maintenance générale de premier niveau des locaux
• Le suivi des divers demandes d’autorisations auprès des services centraux ( clé Kaba, autorisations d’accès voiture, horaires décalées, parking, téléphonie, DSI, Applications…)

Conduite de projets : Oui
Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :

• Contraintes horaires ponctuelles liées au calendrier de gestion
• Évolution de l’activité et du périmètre dans le cadre du projet d’optimisation des fonctions support à l’IBPS

Connaissances transversales requises :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur
• Connaissance de l’organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Connaissance des règles et techniques de la comptabilité publique
• Maîtrise de l’environnement bureautique et des systèmes d'information RH de l’Université et du CNRS
• Connaissance du fonctionnement de l’Université et du CNRS ainsi que des évolutions liées à la modernisation de la gestion des tutelles
• Techniques de management
• Gestion des groupes et conflits

Savoir-faire :

• Savoir analyser et synthétiser les données
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Être capable de gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Techniques de management
• Gestion des groupes et conflits
• Assurer une veille
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoir-être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination dans la gestion de ses dossiers
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation