Assistante de Direction H/F

Troisième Ville des Yvelines, Mantes-la-Jolie compte 45 000 habitants, elle est membre de la plus grande Communauté Urbaine de France.

Située au cœur de la vallée de la Seine, à la lisière de l’Ile de France et aux portes de la Normandie, Mantes-la-Jolie est une ville de patrimoine, qui possède des rues chargées d’histoire. La ville offre, sur l’ensemble de ses quartiers de nombreux parcs, squares et aires de jeux, complétés par la proximité des bords de Seine.

Le Centre-ville regorge de centaines de commerces de qualité, dont de nombreuses enseignes nationales, mais aussi des boutiques avec des concepts innovants, qui ravissent passants et touristes. Territoire de familles, la ville compte également de nombreuses associations culturelles et sportives qui rythment le quotidien des habitants.

Mantes-la-Jolie est une ville dynamique, engagée dans de nombreux projets structurants : arrivée de la ligne E du RER à Horizon 2024, projets de rénovations urbaines pour le quartier prioritaire du Val Fourré, action de revitalisation du centre ville, membre du réseau ville apprenante, et éligible au label cité éducative.  Tournée vers l’avenir, la collectivité s’inscrit également dans une démarche de modernisation des outils et modes de travail.

Vous souhaitez travailler dans un environnement agréable et en pleine évolution ? Rejoignez-nous !

Placé sous l’autorité du Directeur des services techniques, il apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.

Mission principale du poste :

• Coordination de la vie de la Direction,
• Suivi des congés et du tableau prévisionnel de congés des agents de la Direction, préparation et traitement des entretiens annuels,
• Saisie et suivi des ordres de mission, autorisation d’absence, heures supplémentaires, suivi administratif RH de la Direction,
• Traitement des demandes d’interventions (E-Atal, ATAL, Déclic) des services de la Ville et de la GPS&O,
• Gestion de l’agenda des cadres de la direction (rdv, réunions),
• Organisation des réunions (réservation de salle, matériel, présence des participants, ordre du jour, compte-rendu)
• Accueil téléphonique, physique et gestion des accès via la vidéophonie,
• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (courriers, délibérations, conventions, tableaux Excel),
• Contrôle de la charte graphique de la Commune,
• Recherche et diffusion d’informations,
• Gestion du courrier de la Direction (traitement, diffusion et classement),
• Gestion des fournitures de bureau, la gestion des déplacements professionnels et la préparation des ordres de missions et des notes de frais,
• Suivi des projets en cours, en veillant à ce que les échéances soient respectées et en coordonnant les différentes parties prenantes.

De formation bac+2 et doté d'une expérience significative dans des fonctions d'assistanat de direction, vous possédez des qualités rédactionnelles et d'une excellente maîtrise du pack office. Vous maîtrisez les techniques d'organisation et de gestion administrative, et vous vous démarquez par votre capacité à planifier, organiser, et prioriser vos activités. Rigueur, réactivité, capacité d'adaptation et bon relationnel, sont des qualités essentielles pour réussir dans votre fonction.