Assistant et gestionnaire Instituts/Initiatives F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la direction : 
La direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) est responsable de la mise en œuvre de la politique de recherche et d’innovation de l’université et participe à son élaboration de cette politique en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses.

Présentation du service : 

Au sein de la DR&I, le département de soutien aux politiques de recherche a en charge le suivi et l’analyse des activités de recherche, des accords institutionnels de l’université, et la gestion et l’animation des programmes transfacultaires et notamment les instituts et initiatives pluridisciplinaires. Il assure également le fonctionnement général de la direction : recrutements, suivi et évolution de ses personnels, élaboration et réalisation de son budget. Ce département est composé de deux bureaux : « appui au pilotage et suivi des projets transverses » et « budget et RH de la DR&I ».
L’agent recruté sera intégré au Département de soutien aux politiques de recherche.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu, 75005 Paris

Fonctions : Assistant et Gestionnaire Instituts/Initiatives F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type : Technicien en gestion administrative

CDD de 12 mois à pourvoir dès que possible.

Mission : 
Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d’accompagner les instituts et initiatives de l’Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions.

Activités principales :

• Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications…
• Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais…
• Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéants
• Assurer un suivi régulier des budgets en élaborant ou remplissant des tableaux de bords : taux d’exécution, prévisions de dépenses…
• Participer à l’élaboration des budgets annuels
• Gérer les commandes de ventes.

Vous serez également amené ou amenée à réaliser les tâches suivantes :

• Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
• Participer à la diffusion de l’information concernant les projets en interne et en externe
• Assurer l’interface avec les autres services administratifs
• Archiver des documents.

Outils spécifiques à l’activité : Sifac, Smartdata, Lab&Co

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
• Utilisation des techniques de classement et d’archivage

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
• Capacité à comprendre les conventions pour s’adapter aux contraintes des financeurs

Savoir-faire :

• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation