Assistant·e administratif·ve en STS H/F

Le Département de l’Hérault est un acteur essentiel important du secteur public en Occitanie. C’est une collectivité territoriale dont les actions se déclinent dans divers services publics, pour la population et pour le territoire.

Institution de proximité, chaque jour le Département accompagne 1,2 millions d’Héraultais à différents moments de leur vie afin d’améliorer leur quotidien. Avec un budget annuel de 1,8 milliard d’euros, toutes les actions de service public sont portées par 5 450 agents répartis sur le territoire héraultais.

Le Département s’investit pleinement dans ses missions diverses et impactantes :

• la solidarité (autonomie, enfance et famille, logement, insertion),
• l’aménagement du territoire (numérique, routes, littoral, collèges),
• l’économie (agriculture, tourisme),
• l’environnement,
• la culture ou encore la jeunesse.

Assistant·e administratif·ve en STS - Réf : SD_1530

Fonction RIFSEEP : Assistant de gestion administrative
Groupe : C2
IFSE Poste : 360 €
SEGUR : 100 €

DGA Solidarités Départementales
Pôle action sociale enfance famille
MDS Petite Camargue
STS Mauguio

Catégorie C

Filière :

• Administrative

Type de contrat : Contractuel

Cadre d'emploi :

• Adjoints administratifs territoriaux

Lieu : MAUGUIO

Date limite de candidature : 06 juin 2024

Description du poste

Missions :

• Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

Membre de l'équipe du STS, sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI :

• Assure un accueil de qualité par une écoute active, informe et oriente les usagers
• Participe à la mise en œuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en œuvre et à son évaluation collective

Activités :

• Assiste l'activité de l'équipe
• Assure la gestion des fournitures de bureau
• Assure la gestion du courrier
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
• Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
• Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
• Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
• Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
• Procède, à l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
• Participe à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
• Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
• Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
• Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI (saisie dans les logiciels métiers, rédaction et frappe de documents, classement et archivage)
• Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
• Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement personnalisé
• Assure le suivi administratif des consultations de PMI
• Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle et notamment l'utilisation du logiciel Horus.
• Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
• Participe à l'élaboration du rapport d'activités
• Alimente les tableaux de bord d'activités
• Assure le reporting

En l'absence et/ ou en relai de l'assistante du RTS :

Assure la gestion du courrier, la prise de RDV du RTS et du RTPMI

Missions :

• Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
• Membre de l'équipe du STS, sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI :
• Assure un accueil de qualité par une écoute active, informe et oriente les usagers
• Participe à la mise en œuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en œuvre et à son évaluation collective

Profil recherché

Connaissances :

• Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
• Technique(s) du domaine d'intervention
• Organisation et fonctionnement du Département
• Qualité : démarche, méthodes, outils
• Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
• Offre socio éducative locale
• Secteur médico social
• Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
• Dispositif(s) du domaine d'intervention
• Données du territoire d'intervention

Savoir-faire

• Constituer et suivre des dossiers administratifs
• Utiliser les logiciels de bureautique
• Respecter la charte graphique
• Utiliser les techniques du domaine d'intervention
• Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
• Appliquer la réglementation
• Tenir des tableaux de bord
• Répondre aux besoins des usagers
• Appliquer les procédures qualité
• Transmettre l'information
• Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
• Capacité d'adaptation
• Aptitude à la communication
• Sens de la confidentialité
• Disponibilité
• Sens de l'organisation
• Rigueur

Informations complémentaires:

• Poste inscrit dans un périmètre qualité: OUI
• Identification du périmètre: Accueil du public
• Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre: Agent du périmètre

Contraintes du poste:

• Type de contrainte horaire:Poste à temps complet
• Travail au contact du public
• Travail sur écran

Contrat de projet - CDD d'un an