Assistant de Direction H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La Direction des Systèmes d’Information (DSI) définit et met en œuvre la politique de l’Université en matière de Systèmes d'information, en phase avec la stratégie de l'Université et en appui des directions métiers et de l’ensemble des équipes opérationnelles. Elle met à disposition de tous les moyens informatiques d'intérêt général permettant de développer la recherche, l'enseignement et d'accroître l'efficacité de la gestion de l'Université.

Le poste est rattaché à l’équipe de direction de la DSI.

Missions principales de l’agent.e :

• Gérer les agendas de l’équipe de direction de la DSI, contrôler les échéances
• Organiser des réunions avec des représentants de toutes directions et services internes et des interlocuteurs externes
• Assister à des réunions et en rédiger les comptes-rendus
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction et des réunions, séminaires ou manifestations organisées par la direction
• Réceptionner et distribuer le courrier et les livraisons, hors manutention
• Instruire les dossiers d’engagement et de commande en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la DSI en appliquant les procédures dédiées
• Organiser la documentation numérique et papier de la direction, hors documentation technique
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de la direction, hors demandes de support informatique
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord relatifs à la gestion
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Connaissance, savoir :

• Bonne maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation) et d’au moins un outil de visioconférence tel que Teams ou Zoom
• Connaissance des actes de gestion financière dans un établissement public
• Connaissance du code des marchés publics

Savoir-faire :

• Maîtrise de la communication écrite et orale

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Rigueur
• Aptitude au dialogue et à l’écoute
• Dynamisme