Assistant de direction (F/H)

Ville dynamique et solidaire de 18 000 habitants (surclassée 20 à 40 000 habitants avec un quartier politique de la ville) et 350 agents, le Pré Saint -Gervais vous séduira par sa dimension à taille humaine tout en étant au cœur des grands enjeux de la Métropole (Membre du Territoire Est Ensemble de plus de 400 000 habitants et limitrophe de la ville de Paris, dont le Maire est 2ème Vice-président en charge des politiques d’aménagement).

Sous la responsabilité de la directrice Hygiène et Restauration Logistique, vous assurez la gestion administrative et financière de la direction et travaillez en transversalité avec les différents secteurs de la direction.

- Gestion administrative de la direction :

• Assurer le secrétariat de la direction (réunion, comptes-rendus, courrier, rédaction de procédures internes, réservation des écoles, etc.) ;
• Assurer l’interface avec le service Enseignement Famille/Usagers et Petite Enfance sur la partie restauration et entretien des écoles ;
• Générer les plannings de travail des agents du service, élaborés en lien avec la coordinatrice hygiène ainsi que le/la coordinateur/trice gardiennage/Logistique et le responsable/la responsable adjointe du service;

• Assurer le recensement et le suivi des demandes et passage des différents commandes ;
• Mettre en place des tableaux de bord de suivi et de contrôle.

- Gestion financière de la direction et suivi des marchés publics :

• Etablir les bons de commande et assurer le suivi de la facturation ;
• Participer à l’élaboration et suivi du budget de la direction ;
• Assurer le suivi analytique des données liées aux différents marchés en lien avec la responsable adjointe;
• Assurer l’interface avec l’ensemble des prestataires ;
• Assurer un appui sur le suivi et contrôle des consommables et produits d’entretien de chaque école - Passer les commandes auprès du prestataire ;
• Assurer le suivi et le contrôle de la qualité de l’entretien des bâtiments communaux en lien avec le prestataire et les services concernés.

- Participer à l’amélioration de la qualité du service rendu par la direction et aux projets de service :

• Participer à l’établissement du diagnostic annuel des projets de fonctionnement des secteurs HRL ;
• Interroger régulièrement les procédures internes et évaluation les écarts ;
• Participer à l’élaboration du plan d’action visant à améliorer les modalités de fonctionnement du service et les conditions de travail des agents.

Titulaire d’un Bac+2, vous justifiez d’une solide expérience dans le domaine du secrétariat de direction. Vous êtes doté-e de capacités rédactionnelles, avec un sens du relationnel et du travail en équipe, des capacités d’analyse et de synthèse. Des connaissances de base de la commande publique et de Ciril finance seront un plus. Vous maitrisez les outils bureautiques.