Secrétaire administratif et pédagogique – F/H

UNIVERSITE SORBONNE PARIS NORD  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : Seine-Saint-Denis
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 11/06/2024
  • Valable jusqu'au : 11/08/2024
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Poste

Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et pédagogique – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne
Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Génie Mécanique et Productique (GMP)
Composition du service (effectifs) : 1 BIATSS et 29 enseignants permanents
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Chef du département GMP / Responsable administrative et financière de l’IUT / Directrice de l’IUT

Missions principales et description du poste

Assistance administrative
– Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l’activité du département
– Assurer le suivi administratif des activités du département
– Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, plaquettes…)
– Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
– Retranscrire des informations orales et écrites
– Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
– Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage…) concernant le département
– Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
– Classer et archiver les documents
– Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs
– Participer aux réunions institutionnelles du département (conseil de département, réunions pédagogiques) et contribuer à leur préparation et leur tenue (convocation, préparation de documents, prise de notes…)
– Participer aux opérations logistiques du département
– Participer à la gestion RH du département en lien avec le chef de département (interface avec le service RH, transmission des propositions de recrutement, collecte d’informations, suivi des heures d’enseignement, emplois du temps)
– Participer à la gestion financière du département en lien avec le chef de département (interface avec le service financier, gestion des commandes et des missions, suivi de l’exécution du budget)
– Signaler au service intérieur et technique les problèmes constatés dans les locaux en ce y compris la propreté

Secrétariat pédagogique
– Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
– Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
– Saisir et modifier les emplois du temps sur le logiciel dédié
– Vérifier la réservation des salles de cours sur le logiciel dédié
– Signaler les dysfonctionnements constatés du matériel de bureautique ou de visio-projection aux services compétents
– Saisir les notes pour les jurys sur le logiciel dédié en lien avec les directeurs d’études
– Éditer les bulletins de notes et les attestations de réussite
– Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants, saisie des notes…), classer et archiver les résultats
– Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
– Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
– Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
– Gérer les demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d’étude

Gestion des contrats et des conventions de stage
– Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…)
– Informer les publics adultes (salariés et demandeurs d’emploi)
– Répondre aux sollicitations du SFCA

Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE, AREXIS…
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé

Liens avec d’autres postes ou services
Ensemble des services communs de l’IUT
Communauté universitaire du département GMP
Partenaires et fournisseurs

Profil

Compétences

Connaissances / Savoir
Organisation et fonctionnement de l’établissement
Organisation du cursus universitaire français
Offre de formation de la composante
Techniques de gestion administrative et d’élaboration de document
Techniques d’accueil téléphonique, électronique et physique
Culture internet
Techniques de communication
Environnement et réseaux professionnels

Savoir faire
Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messages
Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents
Utiliser les outils multimédias et bureautiques
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe
Respecter les délais
Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Capacité d’écoute
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Etre disponible lors des pics d’activités et être réactif
Etre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Avoir le sens du service public

Informations
employeur

Candidatez via le bouton POSTULER

Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH

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Domaine/Métier : Agent de gestion administrative, Secrétaire
Localité : Seine-Saint-Denis

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