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GESTIONNAIRE DE SCOLARITÉ ET DE PÉDAGOGIE F/H

AIX MARSEILLE UNIVERSITE  |  Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Bouches-Du-Rhone
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 24/07/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : POLYTECH DRH-AMU20

Employeur

Polytech Marseille est l’école d’ingénieurs associée à Aix-Marseille Université́. Elle est implantée sur 2 campus (Etoile et Luminy) et compte aujourd'hui plus de 1500 élèves. Ses enseignants-chercheurs sont rattachés à 18 laboratoires de recherche qui couvrent tout le spectre de l'ingénierie. Certains enseignements sont également assurés par de nombreux intervenants extérieurs, issus du monde socio-économique.

Le soutien aux actions transverses stratégiques de l'Ecole et à l'optimisation de ses moyens pédagogiques est essentiel.

Le service Scolarité, Admissions, Vie étudiante (SAVE) a notamment pour missions le pilotage du service des études, de la vie étudiante et des admissions de l'école, la gestion de la scolarité́ des étudiants inscrits à Polytech en coordonnant les activités du service dans le périmètre des 8 départements de formation du cycle ingénieur, ainsi que dans celui du PEIP.

En 2021, l’école ouvrira une formation de Mastère et 3 formations par la voie de l’apprentissage.

Le service SAVE travaille en lien étroit avec le Directeur des Études, afin d’assurer le soutien de l’élève, de la sélection à la diplomation. Dans le cadre du projet d’école, des travaux ont été engagés pour faire évoluer son organisation.

Poste

Missions :

Missions principales

  • Accueil, physique et téléphonique
  • Information et communication auprès des étudiants
  • Soutien logistique et organisationnel auprès des équipes pédagogiques
  • Soutien aux processus d’admissions, recrutement
  • Inscriptions administratives et pédagogiques
  • Gestion des études :
    • Demandes individuelles
    • Gestion des TOEIC
    • Contrôle d’assiduité

 

  • Gestion des examens
    • Soutien à l’organisation et la surveillance (première et seconde sessions)
    • Saisie des notes, publication des notes et résultats après jurys
    • Soutien en commissions préparatoires et jurys
  • Participation au processus de gestion des vacataires
  • Suivi des conventions de stage

 

Les agents du SAVE pourront contribuer par ailleurs aux missions transverses suivantes :

    • Modélisation Pacôme et Apogée
    • Gestion des études :
      • Gestion des parcours spécifiques
      • Coordination des cours communs (emploi du temps, examens, liens enseignants)
    • Gestion des diplômes

 

Positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service SAVE

Profil

Connaissances

  • Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
  • Connaissance du fonctionnement de l’Université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels ;
  • Connaissances générales de la fonction publique
  • Règles de base de la communication écrite et orale
  • Connaissance générale des outils de gestion du domaine (tels que APOGEE, ADE, ARES, IPRO) appréciée mais non obligatoire (formation proposée)

Savoir-faire

  • Outils de bureautique : Pack office ou Suite office, Internet
  • Savoir mettre en application de la réglementation relative aux étudiants (charte des examens, modalités de contrôle des connaissances, modalités d’inscription, de transfert, etc.) 
  • Garantir la confidentialité des informations et des données
  • Classer et archiver
  • Collaborer avec des interlocuteurs multiples, en interne et en externe 

Savoir-être

  • Capacité d’écoute, d’adaptation et de polyvalence
  • Rigueur et diplomatie
  • Sens relationnel et du travail en équipe
  • Courtoisie et maîtrise de soi en toutes circonstances
  • Sens de l’amélioration et de la prise d’initiative 
  • Ponctualité
  • Disponibilité et réactivité, notamment en période de pic d’activités (examens, jurys, inscriptions)
  • Capacité à rendre compte dans les délais, dans l’organisation de son activité
  • Sens de l’organisation et l’autonomie dans la gestion de son champ de compétences
  • Sens du service public
  • Discrétion

3 postes sont à pourvoir avec un CDD de 12 mois éventuellement reconductible sur 2 sites géographiques de POLYTECH Marseille :

- 2 postes sur le campus de Luminy - 13007

- 1 poste sur le campus de Chateau Gombert - 13013