Gestionnaire Administratif H/F

GHU PARIS SACLAY  |  Titulaire, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : LE KREMLIN BICETRE
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 30/06/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

ACTIVITE

 

Direction fonctionnelle

 

Présentation synthétique du Groupe Hospitalier 

 

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile, quel que soit le mode de prise en charge. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. http://www.aphp.fr.

Dans le cadre de la « Nouvelle AP-HP », de nouveaux groupes hospitaliers mieux articulés avec les universités et leur territoire ont été mis en place. A compter du 1er juillet 2019, un nouveau groupe hospitalier Paris Saclay réunit les actuels hôpitaux universitaires Paris Île-de-de-France Ouest et les hôpitaux universitaires Paris Sud, en lien avec l’Université Paris Sud et l’Université Saint Quentin en Yvelines Il travaillera aussi en étroite collaboration avec le Groupe hospitalier universitaire Henri Mondor, qui a vocation à être associé à son projet stratégique et médical.

Les Hôpitaux universitaires Paris Ile-de-France Ouest se composent des sites d’Ambroise Paré (Boulogne-Billancourt), Raymond Poincaré (Garches), Berck-sur-Mer (Berck, Nord-Pas-de-Calais) et Sainte-Perrine (Paris XVIème).

 

Les Hôpitaux universitaires Paris Sud se composent des sites Bicêtre (Le Kremlin Bicêtre), Paul Brousse (Villejuif), et Antoine Béclère (Clamart).

Le groupe hospitalier Paris Saclay rassemble plus de 13000 professionnels et représente un budget de 1,2 milliard d’euros, dont 51,9 M€ d’investissement. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de l’innovation.

 

Le Groupe Hospitalier comprendra 15 DMU :

1 - Médecine, territoires, gériatrie

2- Santé des femmes et des nouveau-nés

3- Maladies de l'enfant

4- Maladie du Cœur et des Vaisseaux

5- Thorinno

6- Maladies et oncologie digestives - nutrition - transplantations

7- Métabolisme Immunités Inflammations Cancer - Urgences

8- Neuro-locomoteur et handicaps

9- Neurosciences

10- Orthopédie

11 - Santé mentale, psychiatrie, addictologie

12- Anesthésie - réanimation - douleur

13 - Santé publique, information médicale et appui à la recherche clinique

14- Imagerie, médecine nucléaire-pathologie

15- Biologie-génétique- PUI

 

 

DIRECTION

 

PRESENTATION

 

La Direction des Investissements (DI) rassemble pour les sept sites (Bicêtre, Paul Brousse, Antoine Béclère, Ambroise Paré, Sainte Perrine, Raymond Poincaré, Berck) les activités relatives aux Travaux, à la Maintenance, à la Sécurité, aux Equipements/ Biomédical regroupées en deux Directions, l’une pour les Travaux/Maintenance/Sécurité, les Equipements/Biomédical, et un Département Administratif.

 

 

  

COMPOSITION DU DEPARTEMENT ADMINISTRATIF

 

    • Un responsable du Département
    • Un secteur Comptabilité Grands Travaux composé d’un ACH et de 7 gestionnaires
    • Un secteur CL6/marchés d’entretien composé d’un ACH et de 4 gestionnaires
    • Un secteur Equipements/biomédical composé 
      • Secteur de Bicêtre/P. Brousse : 1 responsable des Equipements, 5 gestionnaires dont le poste à pourvoir
      • Secteur d’A. Béclère : 2 gestionnaires
      • Secteur d’Ambroise Paré/St Périne : 3 gestionnaires
      • Secteur de R. Poincaré/Berck : 2 gestionnaires

 

COMPOSITION DE L’EQUIPE EQUIPEMENTS/BIOMEDICAL :

 

  • Un Directeur des Equipements, six ingénieurs biomédicaux, un responsable des contrats et une secrétaire.

 

  • 5 départements biomédicaux :

 

  • Site de Bicêtre : 4 techniciens        
  • Site d’A. Béclère : 3 techniciens
  • Site de P. Brousse : 2 techniciens
  • Site d’Ambroise Paré/St Périne : 4 techniciens
  • Site de R. Poincaré/Berck : 3 techniciens

Poste

Missions :

LIAISONS

 

HIERARCHIQUES

 

    • Le directeur des Investissements du groupe hospitalier universitaire APHP Saclay
    • Le Responsable du Département Administratif
    • La responsable des Equipements

 

FONCTIONNELLES

    • Le directeur des équipements
    • Les ingénieurs biomédicaux
    • La Responsable des contrats
    • La Référente des Immobilisations

 

ACTIVITES

 

 

Missions permanentes :

 

Le poste est celui d’un gestionnaire administratif avec une part d’aide au secrétariat de la Direction des Investissements de façon ponctuelle, en cas de surcharge de travail de la ou des deux secrétaires présentes et en cas d’absence des deux secrétaires

 

  1. Gestion des commandes d’équipements :
    • Pour les équipements mobiliers hôteliers et équipements biomédicaux:
  1. Emission des bons de commandes selon les demandes transmises par les ingénieurs biomédicaux ou la responsable inventaire et maintenance externe
  2. Suivi des dossiers (livraison, mise en service, relances, Procès-Verbal éventuel)
  3. Etablissement des services faits, classement et archivage des dossiers complets

 

  1. Gestion des immobilisations et de l’inventaire :
  1. Création, mise à jour et réforme des immobilisations dans SAP
  2. Création des fiches Equipements
  3. Réforme des équipements dans SAP

 

  1. Gestion des bons de commandes de maintenance contrats et hors contrats :
  1. Emissions des bons de commandes (selon les tableaux d’engagement transmis par les ingénieurs pour les commandes sous contrat annuels)
  2. Saisie des rapports d’intervention
  3. Réception des rapports d’intervention et engagement des services faits

 

  1. Assistance au secrétariat
  1. Gestion d’agendas, des RV et des réunions des Ingénieurs de la DI
  2. Accueil téléphonique, gestion du courrier
  3. Travaux de bureautique (courriers, rapports, notes, comptes rendus, etc…)

 

Evolution possible du poste : prise en charge plus complète des commandes de mobiliers hôteliers des services concernés.

Profil

COMPETENCES REQUISES/PREVUES

 

CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES

 

  • Connaissance des outils informatiques SAP, d’Excel, Word, Powerpoint

 

Les qualités professionnelles requises

 

  • Esprit d’équipe
  • Qualité relationnelle
  • Organisation
  • Méthode
  • Rigueur
  • Discrétion, courtoisie, qualité d’accueil des interlocuteurs

Informations
employeur

Personne à contacter

 

Direction : DIST

Nom : Monsieur PATUREL, Madame SYLVESTRE

Responsabilité : respectivement Directeur des Equipements, Responsable du bureau des Equipements

Téléphone : 01.45.21.30.35, 01.45.21.72.20

Courriel : denys-xavier.paturel@aphp.fr, agnes.sylvestre@aphp.fr

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