Assistant en organisation de programmes scientifiques internationaux F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 03/10/2022
  • Valable jusqu'au : 03/12/2022
  • Code postal : 75005
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : 11565

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr  

L'Institut Henri Poincaré (IHP), créé en 1928, est l'une des plus anciennes et des plus dynamiques structures internationales dédiées aux mathématiques et à la physique théorique.

L’IHP est une structure d’accueil dont la mission est de favoriser l’interdisciplinarité et les interactions entre scientifiques du monde entier en mettant à disposition les ressources matérielles, logistiques et financières appropriées. L’IHP a également pour mission de développer les activités de transmission et diffusion des connaissances scientifiques et du savoir-faire technologique auprès de la société, notamment dans les domaines des mathématiques et de la physique.


Présentation du service :
Le Centre Émile Borel (CEB) est composé de 2 agents de catégorie A et de 3 agents de catégorie B. Il a pour mission de coordonner et d’organiser les activités scientifiques de l’IHP au niveau administratif, logistique, financier et d’en assurer les actions de communication. Il s’agit principalement de programmes scientifiques trimestriels, de programmes de recherche en petits groupes, de séminaires et journées IHP, d’actions de soutien aux écoles doctorales, de la Chaire Poincaré et d’évènements scientifiques au niveau de l’unité. Ces activités bénéficient d’un rayonnement international et permettent l’accueil plus de 600 chercheurs de toutes nationalités par an.

Localisation : Campus Curie – IHP – 11 rue Pierre et Marie Curie, Paris, 5ème arrondissement

Poste

(réf. 11565)

Fonctions : Assistant·e en organisation de programmes scientifiques internationaux
Catégorie : B
Corps : Technicien·ne classe normale
BAP : J
Emploi-type : J4C42 – Technicien·ne en gestion administrative

Missions :
Assurer la préparation, l’organisation et la gestion (aspects administratifs, financiers et logistiques) des programmes scientifiques de l’IHP et évènements de l’institut auprès des organisateurs. Gérer la coordination des actions nécessaires auprès des autres services de l’IHP, des services des tutelles et des partenaires.

Participer ponctuellement aux actions de communication pour le département CEB.


Activités principales :

- Participer aux réunions préparatoires des programmes et évènements (recueillir les besoins, évaluer les possibilités) 

- Assurer toute la communication avec/pour les publics scientifiques intéressés par les programmes et évènements (par courriels, communications web, etc…) 

- Préparer tous les supports et documents nécessaires à la préparation et lancements des programmes et évènements 

- Préparer les arrivées des missionnaires avec les services internes IHP (financier, logistique, informatique, audiovisuel) et la direction 

- Gérer les inscriptions sur l’outil Indico 

- Gérer l’accueil en présentiel des chercheurs français et étrangers (physique et téléphonique, en anglais et en français) participant aux programmes et évènements 

- Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives aux activités scientifiques de l’IHP (tableaux de bord, etc…) et en assurer les requêtes et extractions 

- Assurer la préparation administrative et l’organisation logistique des conférences/colloques/workshop /évènements : réservation, suivi des commandes, préparation des lettres d’invitation et attestations, réalisation et diffusion des supports de communication et d’accueil (affiches, pochettes d’accueil, etc…) 


- Participer au fonctionnement interne du service (appui à la gestion des stocks, suivre les commandes en lien avec le bureau financier, gérer et suivre le courrier, …) 


- Opérer un retour sur le déroulement des programmes et évènements (synthèse) et participer à une démarche qualité continue 


- Venir ponctuellement en appui des actions de communications pour le département (aide à la création de visuels, affiches, etc…, diffusions multiples papiers et/ou numériques)


Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice : Astreintes certains week-end et soirées en fonction des évènementiels.

Profil

Connaissances :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France 

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et du CNRS 

- Réglementation applicable à l’administration d’activités de recherche et d’accueil international 

- Connaissances de la règlementation en finances publiques 

- Notion de réglementation en ressources humaines 

- Techniques d'élaboration et d’alimentation de documents/tableaux de suivi 

- Techniques de communication orale et écrite (français et anglais) 

- Langue anglaise : B2 minimum/C1 souhaité (cadre européen commun de référence pour les langues) 

- Informatique : outils courants de bureautique et bases de données


Compétences opérationnelles :

- Maitriser l’anglais écrit et oral (anglais professionnel) 

- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) 

- Maîtriser les outils de messagerie électronique et de recherche sur Internet 

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe 

- Savoir rendre compte 

- Mettre en œuvre des procédures et des règles 

- Travailler en équipe 

- Alimenter des tableaux de bord 

- Rédiger des rapports ou des documents 

- Réaliser des synthèses


Savoirs-être :

- Sens du contact 

- Rigueur/fiabilité 

- Autonomie dans les tâches confiées 

- Savoir travailler en équipe 

- Capacité d’adaptation 

- Sens de l’organisation et du service

- Respect de la confidentialité

Informations
employeur

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

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Domaine/Métier : Coordonnateur d’administration générale, Secrétaire, Assistant de direction, Gestionnaire-instructeur administratif, Assistant administratif, Expert qualité, Responsable de la politique des achats, Acheteur public, Responsable de centre de ressources documentaires et éditoriales, Gestionnaire de ressources documentaires et éditoriales, Gestionnaire courrier - archives courantes
Localité : Paris

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