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ASSISTANT DE DIRECTION GENERALE ADJOINTE (H/F)

VILLE DE CERGY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Val-D'Oise
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 03/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Ville de 65 000 habitants disposant d’une qualité de vie et d’une offre riche de services au public, Cergy est située à une trentaine de kilomètres de Paris (RER A, SNCF, A15…), aux portes du Parc naturel du Vexin. Elle constitue un pôle économique et administratif majeur du territoire, avec une attractivité culturelle et étudiante forte.

Poste

Missions :

UN ASSISTANT DE DIRECTION GENERALE ADJOINTE (H/F)

Réf : CY/20/27/ASSDGADT/PM

Au sein de la Direction Générale Adjointe Développement du Territoire, sous la responsabilité de sa Directrice Générale Adjointe et en lien étroit avec le Pôle Administratif et Financier (PAF) de la DGA, vous assurerez l’organisation professionnelle de sa Directrice, le suivi des moyens de la DGA, les réunions et la gestion administrative de la DGA dans un souci de qualité du suivi et de la production des documents de la DGA, et collaborerez avec l’ensemble des services en vue de la préparation et des instances.

Missions

Assurer l’organisation professionnelle de la Directrice Générale Adjointe :

  • Gérer l’agenda, organiser de réunions, réserver des salles, accueillir les participants, prendre les rendez-vous en fonction des imprévus et priorités,
  • Transmettre des informations et messages ; suivre et rappeler les informations importantes, alerter dans le suivi des priorités et urgences,
  • Organiser les déplacements de la DGA.

Assurer la gestion administrative de la Direction Générale Adjointe :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique,
  • Transmettre des informations de premier niveau et orienter le cas échéant vers le bon interlocuteur,
  • Rédiger, relire et mettre en forme des courriers, gérer le suivi des parapheurs, le classement et l’archivage,
  • Constituer les dossiers en vue des réunions.

Organiser les réunions de la Direction Générale Adjointe (réunions de coordination de la DGA DT, réunions avec les encadrants …) :

  • Planifier, organiser et préparer les réunions, proposer les ordres du jour,
  • Participer aux réunions, rédiger les comptes – rendus ou relevés de décision.

Collaborer activement avec les autres services :

  • Contribuer au travail du réseau des assistantes,
  • Travailler en binôme / trinôme avec les autres assistantes sur les fonctions d’assistante et en binôme avec la responsable du PAF sur les fonctions ressources.

Apporter un appui aux projets et activités de la Direction Générale Adjointe :

  • Contribuer au suivi des projets en cours,
  • Contribuer à l’élaboration de documents communs (planning, listing des vœux, …),
  • Transmettre les d’informations aux directions.

Assurer le suivi des moyens humains et budgétaires de la Direction Générale Adjointe :

  • Suivre le planning des congés des encadrants, des autorisations d’absence, ordres de mission, fiches de remboursement de frais,
  • Gérer les titres de transports pour les agents Gémeaux,
  • Saisir et transmettre les documents RH (fiches de poste, entretiens professionnels, tickets restaurants, bulletins de salaire…),
  • Gérer les commandes de fournitures et de plateaux repas, les cartes de visites, des calendriers et papiers entête.

Assurer le suivi des moyens informatiques et logistiques de la Direction Générale Adjointe :

  • Suivre les demandes de matériel informatique, d’accès aux logiciels et outils partagés,
  • Suivre les demandes de mobiliers, de véhicules,
  • Etre le relais pour le matériel de reprographie commun,
  • Gérer les commandes de cartouches des imprimantes.

Assurer le suivi administratif de la Direction Générale Adjointe :

  • Enregistrer et diffuser le courrier « arrivé » (versions papier et dématérialisée),
  • Suivre le courrier arrivé via Post Office,
  • Relancer les directions concernées pour réponse,
  • Effectuer un travail de veille,
  • Venir en appui et soutien des Directions selon les nécessités.

Assurer la préparation des instances pour la Direction Générale Adjointe :

  • Suivre le calendrier des instances,
  • Aider à la préparation des exposés des motifs pour les Conseils Municipaux,
  • Assurer le lien avec les directions et la Direction du Conseil Juridique et des Assemblées (DCJA).

Participer à l’amélioration des process de la DGA en lien avec les Directrices et chefs de service puis les coordonner :

  • Participer à l’harmonisation des procédures internes : archivage, classement numérique : arborescence informatique de la DGA, chrono…)
  • Coordonner le suivi de ces projets au sein des différents services.

Informations complementaires

Horaires :

  • 39h hebdomadaires – 14 jours de RTT

Contraintes spécifiques :

  • Participation possible à des réunions ou instances en soirée

Profil

Profil

Titulaire du cadre d’emplois des rédacteurs (ou à défaut contractuel), vous disposez d’une expérience confirmée sur un poste similaire en secrétariat/assistanat de direction, idéalement en fonction publique. En cela, vous comprenez les enjeux, le fonctionnement et l’organisation des collectivités.

Vous savez travailler en mode projet, disposez d’un niveau de technicité qui vous permet de prendre et restituer des notes avec efficacité, de travailler sur des tableaux de bord, d’utiliser les outils de planification et de suivi. La connaissance et la rédaction d’exposés des motifs seraient bienvenues et la maîtrise du pack office attendue.

Votre aisance rédactionnelle et votre aisance relationnelle constituent des atouts essentiels pour la réussite de ce poste. Votre capacité d’adaptation, votre disponibilité, votre sens de l’initiative, votre force de proposition, votre discrétion, votre autonomie et votre devoir de réserve viendront compléter votre profil.

Date limite de dépôt des candidatures : le 4 septembre 2020.

Tous les postes de la ville de Cergy sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations
employeur

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) sous la référence CY/20/27/ASSDGADT/PM à l’attention de M. le Maire, soit :

par mail : emploi.recrutement@cergy.fr

par courrier : Hôtel de Ville de Cergy – Direction des Ressources Humaines – 3 place Olympe de Gouges – BP 48000 Cergy – 95801 Cergy-Pontoise cedex.