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Assistant de direction et financier F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : Paris
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 21/10/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : FDL24

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la présidence de Sorbonne Université

Localisation :  
Tour Zamansky
Campus Pierre et Marie Curie
Sorbonne Université
4 place Jussieu - 75005 Paris

Poste

Missions :

Fonctions : Assistant de direction et financier F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation         
BAP : J

Mission :
Placé(e) au sein du secrétariat de la Présidence sous l’autorité de la Cheffe de cabinet de Sorbonne Université, l’assistant(e) de direction et financier a pour mission d’assister l’équipe présidentielle dans l’exécution de ses activités et d’en optimiser la gestion.

Activités principales :

Gestion administrative du secrétariat des Vice-président(e)s :

  • Assurer la gestion des agendas
  • Assurer l’accueil téléphonique, physique et l’orientation des visiteurs
  • Organiser et préparer les rendez-vous et réunions
  • Préparer des déplacements en France et à l’étranger 
  • Préparer des dossiers en vue des réunions
  • Assurer la rédaction de courriers simples
  • Veiller à la bonne circulation des parapheurs
  • Assurer le suivi des demandes

Gestion financière pour le secrétariat de la Présidence :

  • Assurer la gestion financière liée au budget de fonctionnement sur le logiciel SIFAC
  • Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion financière
  • Procéder aux opérations d’engagement, liquidation, mandatement
  • Etablir des bons de commande internes et externes pour les commandes de prestations et le paiement des factures, en contrôler la régularité
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées au suivi de la gestion financière
  • Assurer le suivi des stocks de petits matériels et fourniture

Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice : L’assistant(e) de direction et financier travaille au sein d’une équipe avec des horaires dits de brigade : l’amplitude horaire du service peut aller de 8h à 19h. Les horaires journaliser d’arrivée et de départ du poste ne sont donc pas fixes mais arrêtés d’une semaine à l’autre au plus tard.

Profil

Connaissances requises :

  • Maitriser les techniques de secrétariat est impératif
  • Connaitre des règles et techniques de la comptabilité, finances publiques, systèmes d'information budgétaires et financiers
  • Connaitre les procédures administratives générales
  • Connaitre l’enseignement supérieur et la recherche est un plus

Savoir-faire :

  • Maîtriser les logiciels de bureautique et de gestion financière et comptable (SIFAC)
  • Analyser les données comptables et financières
  • Savoir appliquer des règles financières
  • Assurer le suivi des dépenses et des recettes
  • Exécuter la dépense et la recette
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir rendre compte
  • Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie, rédiger à l’écrit avec aisance

 

Savoir-être :

  • Sens de la confidentialité, discrétion
  • Rigueur / Fiabilité
  • Anticipation et réactivité
  • Sens relationnel et capacité à travailler en équipe
  • Disponibilité
  • Autonomie
  • Sens du service public

Informations
employeur

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : recrutement@sorbonne-universite.fr