ILE DE FRANCE MOBILITES

Assistant Administratif H/F

ILE DE FRANCE MOBILITES  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 22/06/2022
  • Valable jusqu'au : 22/08/2022
  • Code postal : 75009
  • Salaire : De 30 000€ à 40 000€

Employeur

Rôle d’Île-de-France Mobilités :

Île-de-France Mobilités imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-RER, Métro, Tram, Bus…).

Présentation :

Le Département Management de Projets et Expertises (MPE) est l'un des 6 départements composant la Direction des Infrastructures (INFRA).

La direction INFRA pilote les projets d'extension et de modernisation du réseau de transports collectifs francilien : prolongement de lignes de tramway, réaménagement de pôles d'échanges, création de lignes de bus en site propre et de tram-train, …

Au sein de la direction INFRA, le département MPE a en charge l'appui des équipes opérationnelles dans la conduite des projets d'infrastructures dans les composantes environnementales, urbanistiques, techniques, sécuritaires, financières et juridiques. Il anime et formalise, au sein de la direction, les démarches de capitalisation et d'homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d'ouvrage.

Ses missions consistent plus particulièrement à : 

Conduire des expertises techniques et juridiques :

  • assurer l'expertise et le support technique des projets de développement du réseau de transports en commun francilien pour les thématiques suivantes : géotechnique, génie civil, environnement ;
  • assurer la gestion des procédures réglementaires de sécurité des transports guidés (STPG) ;
  • assurer la gestion des procédures réglementaires en urbanisme et en environnement ;
  • assurer la sécurité juridique des procédures nécessaires à la bonne réalisation des projets ;

Pilote la gestion de l'activité financière de la direction des Infrastructures :

  • assurer le suivi administratif des conventions de financement des projets de la direction ;
  • assurer le suivi des commandes, des factures et de l'exécution financière relatif aux projets de la direction ;
  • coordonner l'élaboration et le suivi du budget de la direction.

Assurer des missions transverses pour le management des projets :

  • assurer le suivi général de la programmation des projets (CPER), de leur avancement et de leur instruction ;
  • piloter le reporting des projets auprès de la direction générale ;
  • animer et formaliser une démarche de capitalisation et d'homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d'ouvrage.

Le département est composé d'une équipe de 15 agents coordonnée par une cheffe de département et son adjointe.

 

Poste

Activités :

Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du département et de son adjointe, l’assistant administratif aura la charge d’assurer la gestion administrative des conventions et d’assurer les fonctions d’assistanat de l’équipe constituant le département MPE.

Ses missions consistent plus particulièrement à :

  • Organiser des réunions pour les managers et les collaborateurs de l’équipe,
  • Gérer l’agenda de la cheffe de département et de son adjointe,
  • Assurer les tâches administratives (production de documents, mise à jour, suivi etc.) nécessaires au bon fonctionnement du département dont la gestion électronique des documents correspondants,
  • Traiter le courrier du département à l’arrivée et au départ,
  • Mettre en forme des documents et courriers produits par les collaborateurs de l’équipe,
  • Rédiger des notes et bordereaux de transmission de documents,
  • Piloter le suivi administratif des circuits de signature (manuscrit et électronique) des conventions de financement de la direction INFRA,
  • Collaborer autant que nécessaire avec les autres assistantes de la direction INFRA et de l’établissement IDFM,
  • Appuyer l’activité financière du département (affectation des factures, saisie et notification de bons de commande…)
  • Elaborer des tableaux de bord et tableaux de synthèse,
  • Assurer le classement et l’archivage (papier et numérique) de documents du département,
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique si nécessaire,
  • Assurer certaines activités d’assistanat pour le directeur INFRA, en l’absence de son assistante (gestion du courrier, appui à la gestion de l’agenda).

Profil

Connaissances mobilisées :

  • organiser, gérer, anticiper,
  • rédiger,
  • prendre des initiatives,
  • évaluer des informations, 
  • communiquer à l’oral et à l’écrit,
  • s’adapter au changement,
  • faire preuve de fiabilité,
  • rendre compte.

Compétences requises :

  • techniques de secrétariat,
  • maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
  • connaissance d’applicatifs métiers (AR24, FAST, ASTRE),
  • classement et archivage, 
  • connaissance des procédures administratives,
  • connaissance de l’environnement public.

Profil du-de la candidat-e :

Expérience :

  • Expérience confirmée dans le secteur public sur des fonctions de gestion administrative et d’assistanat ;
  • La connaissance du SI financier ASTRE serait un plus.
  • Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

Conditions : emploi ouvert uniquement aux agents titulaires d’Ile-de-France mobilités et aux fonctionnaires de catégorie C des trois fonctions publiques

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Domaine/Métier : Assistant administratif
Localité : Paris

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