Adjoint au RAF du Pôle Développement Économique et Mobilités (H/F)

MISSIONS PRINCIPALES En lien avec le RAF du Pôle et sous sa responsabilité, le gestionnaire aura les missions suivantes :
• Tenue à jour des tableaux de bord de suivi administratif et financier du Pôle.
• Exécution des recettes du budget du Pôle en lien avec le service finances.
• Suivi spécifique du dispositif de la taxe de séjour en lien avec la mission tourisme.
• Exécution d'une partie des dépenses de fonctionnement du budget du Pôle en lien avec le Service Finances.
• Suivi des procédures de lancement des marchés du Pôle en lien avec la commande publique.
• Gestion administrative des conventions et autres documents administratifs du Pôle dont suivi post Conseil Communautaire et Bureau (notification et suivi).
• Gestion des assurances liées à l'activité du Pôle en lien avec le Service Juridique.
• Suivi des fonds de concours du Pôle (notamment de la Direction Mobilités).
• Demande et traitement des dossiers de subvention pour les projets du Pôle.
• Référent RGPD du Pôle.

ACTIVITÉS PRINCIPALES • Tenue à jour des tableaux de bord de suivi administratif et financier du Pôle :
• Tenue à jour des différents tableaux de suivi financier.
• Tenue à jour de tableaux de suivi des actes administratifs.

• Exécution des recettes du Budget du Pôle en lien avec les finances dont :
• Suivi et titrage des recettes figurant sur le P503.
• Gestion des recettes des locations de stand du Forum Emploi Alternance en lien avec le Service Emploi.
• Gestion des recettes des loyers de l'Hôtel d'entreprise en lien avec le service zones d'activités économiques.
• Gestion des diverses recettes liées à la mobilité (locations de vélos, gravage vélos, touchers de quais en lien avec la Direction Mobilités, compensations transport, forfait post stationnement).
• Gestion des diverses recettes liées au tourisme (taxe de séjour, dotation touristique, insertions magazine touristique, jalonnement hôtelier).
• Gestion des diverses redevances d'occupation du pôle (ex : aire de camping-car, parc des expositions...).

• Suivi spécifique du dispositif de la taxe de séjour en lien avec le Service Tourisme :
• Utilisation de la plateforme dédiée (contrôle et validation des déclarations, facturation).
• Suivi des facturations avec le Service Finances.
• Contrôle et enregistrement des demandes de modifications (arrêt d'activité, classements hôteliers etc.).
• Accueil téléphonique des hébergeurs (accompagnement technique sur la plateforme de télé déclaration et renseignements sur les formalités d'enregistrement et déclaration.
• Extraction des statistiques depuis la plateforme.
• Contrôle des déclarations puis rapprochement des versements des plateformes intermédiaires de paiement figurant au P503.
• Import des montants taxe de séjour issues des plateformes intermédiaires de paiement.
• Titrage des recettes dans le logiciel comptable.
• Alerter sur les non-déclarations malgré relances.
• Concertation avec le service finances sur les retards de paiements ou éventuelles défaillances économiques.
• Suivi des recouvrements.
• Suivi des évolutions techniques de la plateforme.
• Rédaction de titre administratif d'annulation de facture.
• Rédaction de titre administratif de demande de remboursement à un tiers.
• Mise à jour du tableur recettes taxe de séjour (TCM) et additionnelle (départementale).

• Exécution d'une partie des dépenses de fonctionnement du budget du Pôle en lien avec le service finances, dont :
• Frais de fonctionnement du pôle (exemple : frais pour diverses réunions et organisations d'évènements, versement des cotisations et subventions, devis ponctuels).
• Remboursements du versement mobilité.
• Remboursements des touchers de quai.
• Remboursements de caution et restitutions de charges de l'Hôtel d'entreprises.
• Remboursement location vélo.

• Suivi des procédures de lancement des marchés du Pôle en lien avec la commande publique :
• Aide administrative à la préparation des documents marchés publics du Pôle en lien avec chaque direction et la direction de la commande publique.
• Remplir la fiche « navette » pour le service des marchés et suivi des procédures.

• Gestion administrative des conventions et autres documents administratifs du Pôle dont suivi post-conseil communautaire (notification et suivi) :
• Rédaction et mis en signature de divers courriers administratifs.
• Mise en parapheur, mise en signature, notification et certification des divers actes dont conventions passées au Conseil Communautaire.
• Transmission des délibérations du Conseil Communautaire aux ayants droits.
• S'assurer de la bonne mise en œuvre des conventions signées au sein du Pôle.
• Mise jour du tableau de suivi des conventions.

• Gestion des assurances liées à l'activité du Pôle en lien avec le service juridique :
• Assurer le lien avec le service juridique pour la bonne transmission des informations relatives aux assurances liées aux activités du Pôle.

• Suivi des fonds de concours du Pôle (notamment de la direction mobilités) :
• Contrôle de la complétude administrative et financière du dossier.
• Mise en œuvre du versement du fonds de concours.

• Demande et traitement des dossiers de subvention pour les projets du Pôle :
• Élaboration des dossiers de demande de subvention.
• Production des pièces justificatives dont états récapitulatifs de dépenses pour solder les subventions acquises.

• Référent RGPD du Pôle.


MODALITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE • Réactivité dans la gestion de la taxe de séjour.
• Possible mobilisation demandée sur les réunions, commissions suivies par le RAF.

SAVOIRS • Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement
• Connaissances techniques, financières et administratives : commande publique, budget et comptabilité publique ...


SAVOIR-FAIRE • Maîtrise des outils informatiques et du logiciel comptable CIRIL.
• Méthode et technique des tableaux de bord, reporting...
• Qualités rédactionnelle, compétence d'analyse et capacité à communiquer (communication écrite et orale).
• Capacité à travailler en transversalité.
• Autonome, rigueur administrative et organisationnelle.


SAVOIR-ÊTRE • Discrétion et réserve professionnelle.
• Capacité à rendre compte et être force de proposition, initiative.
• Sens de l'écoute et de la communication.
• Capacité à gérer les imprévus.
• Réactivité, respect des délais d'exécution.
• Autonomie et implication dans son travail.
• Travailler/collaborer au sein d'une équipe.
• Savoir travailler avec les élus et la hiérarchie (respect, loyauté ...).
• Faire preuve de disponibilité et de réactivité.