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Détail de l'offre

SECRETAIRE DE MONSIEUR LE MAIRE ET DE SON CABINET H/F

VILLE DE MONTMAGNY

Date de l’annonce
23/11/2018

Recruteur

VILLE DE MONTMAGNY

Localisation

Val-d'Oise, ÎLE-DE-FRANCE

Description du poste

Rattachement à la Direction Générale des Services / Cabinet de Monsieur le Maire
Agent en charge d'effectuer les tâches de secrétariat pour le Maire.
MISSION 1 : Secrétariat du Maire et de son Cabinet
* Filtrer les demandes faites à l'attention de Monsieur le Maire et de son Cabinet,
* Actualiser le fichier personnalités et contrats de Monsieur le Maire et de son Cabinet,
* Assurer l'accueil physique des rendez-vous du Maire et de son Cabinet ou des personnes désirant un rendez-vous ou un
renseignement,
* Frapper ou rédiger la correspondance du Maire et de son Cabinet,
* Relecture de tous les documents mis à la signature du Maire et de son Cabinet,
* Mettre en forme et éditer des courriers, documents et supports de communication,
* Prendre les rendez-vous du Maire et de son Cabinet et gérer leur planning,
* Traiter les mails et fax,
* Organiser les réunions à la demande du Maire et de son Cabinet,
* Rédiger les comptes rendus des réunions ou les relevés de décision,
* Organiser er gérer le classement des dossiers,
* Préparer et suivre les dossiers du Maire et de son Cabinet,
* Assurer le rôle de régisseur de la régie du Cabinet du Maire,
* Savoir appréhender la gestion des conflits.
Partenariat :
• Le Maire et de son cabinet,
• Le directeur général des services,
• Les correspondants du Maire,
• Les élus,
• Les services.
MISSION 2 : Assurer l’accueil téléphonique pour les appels du Maire et de son Cabinet
• Répondre aux demandes des personnes,
• Filtrer les appels,
• Prendre les messages et les demandes de rendez-vous,
• Réceptionner les demandes, et les transmettre aux personnes ou services concernés.
Partenariat :
• Le Maire et de son Cabinet
• Les administrés,
• Les services,
• Les correspondants du Maire.
 

Description du candidat

Compétences requises :
Diplômes souhaités :
• BTS assistant manager / assistante de direction
Savoirs :
• Maîtrise de l’orthographe,
• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil,
• Maîtrise des protocoles et des convenances rédactionnels.
Savoirs faire :
• Maîtriser l’outil informatique : Word, Excel, Outlook,
• Savoir mettre en place et gérer un classement,
• Savoir s’exprimer clairement,
• Connaître le fonctionnement d’un standard,
• Savoir rédiger des écrits professionnels.
Savoirs être :
• Être rigoureux et organisé,
• Être vif d’esprit,
• Être diplomate,
• Être à l’écoute,
• Avoir le sens des priorités,
• Avoir le sens de l’accueil et du contact,
• Être patient,
• Avoir le sens du travail d’équipe,
• Être discret.
Conditions de travail :
Lieu de travail : Hôtel de ville.
Horaires de travail : 36 heures 15 par semaine.
Utilisation de produits / matériels :
• Utilisation du matériel de bureautique : Téléphone, photocopieuse, informatiq
 

Description du recruteur :

Mairie de MONTMAGNY
Commune, MONTMAGNY, Val-d'Oise (95)
Commune de 14 021 habitants, Membre de la Communauté d’Agglomération Plaine Vallée
 

POUR RÉPONDRE À CETTE OFFRE

Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
10 rue du 11 Novembre
95360 MONTMAGNY
 

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