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Détail de l'offre

Assistant.e d'équipe de recherche/gestionnaire pédagogique (CDD 3 mois) - Sciences

Recruteur

Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC)

Localisation

Val-de-Marne, ÎLE-DE-FRANCE

Description du poste

Catégorie : C
Grand domaine : Direction
Quotité : 100%
BAP J : Gestion et pilotage
Famille : Administration et pilotage

Site geographique
Campus Centre de Créteil

Composante / Directions / Service
Faculté de sciences et technologie

Corps
Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service
Champ disciplinaire Mathématiques
Laboratoire LAMA

Emploi type / Referens
Adjoint-e en gestion administrative



Missions

Gestion financière :
• Réaliser des actes de gestion financière et administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière de la pédagogie et de la recherche pour le LAMA

Gestion administrative :
• Assurer le secrétariat et l’assistance technique et logistique du service
• Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et procédures pour la vie du laboratoire.

Gestion pédagogique :
• Assurer le secrétariat et l’assistance technique, logistique du Master 1 en Mathématiques et M2 Enseignement
• Assurerle suivi des stages éventuels pour les L3 de Math, organiser les soutenances et transmettre les notes à la scolarité


Activités principales

Gestion financière
• Gérer les précommandes sur SIFAC
• Procéder aux saisies des commandes
• Suivre les crédits des centres financiers en recherche et pédagogie
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion (missions, factures, bon de livraison, suivi des commandes)
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières
• S’informer et se former sur l’évolution de la réglementation dans son domaine d’activité
• Consigner les procédures applicables au champ
• Coordonner les activités de l’équipe pédagogique et de recherche avec les enseignants-chercheurs responsables des centres financiers (recherche et pédagogie)
 
Gestion administrative
• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité (suivre les missions)
• Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure.
• Accompagner les doctorants (environ 20), les post-doctorants et les professeurs invités.
• Gérer le courrier, la messagerie
• Mettre en œuvre des procédures de gestion
• Organiser son travail selon les impératifs de la vie du laboratoire
• Renseigner des tableaux de bords
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
• Participer à l’organisation des jurys de thèse, des HDR, de salons, colloques, manifestations, conférences
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
• Procéder à l’archivage des pièces administratives

Gestion pédagogique
• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif, pédagogique et en vérifier la conformité (dossiers de candidature des masters).
• Accueillir et informer les personnels et usagers du Master 1 de mathématiques et Master 2 enseignement
• Gérer le courrier, la messagerie
• Gérer les missions et les précommandes sur SIFAC
• Mettre en œuvre des procédures de gestion pédagogique : inscriptions, emplois du temps, saisie des notes, livrets, plaquettes, organisation des examens, en lien avec la scolarité scientifique.
• Assurer le suivi des conventions de stage et l'organisation des soutenances
• Saisir les notes sur APOGEE et éditer les cahiers de jury
• Renseigner des tableaux de bords
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures, salles
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
• Procéder à l’archivage des pièces administratives

Description du candidat


Compétences requises

Connaissances
• Connaître le fonctionnement de l’établissement
• Connaître les circuits de décision en matière financière et comptable
• Connaître les techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative

Compétences opérationnelles
• Appliquer les procédures spécifiques au champ disciplinaire pour le budget, les dépenses le respect des marchés publics
• Contrôler la légalité puis la régularité des opérations
• Utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable : SIFAC et maîtriser les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
• Respecter la confidentialité
• Rendre compte de son activité
• Alerter en cas de dysfonctionnement liés aux traitements des opérations de gestion
• Communiquer avec les usagers, les responsables des centres financiers, l’antenne financière et les fournisseurs.
• Planifier son activité
• Travailler en équipe

Compétences linguistiques
• Compréhension écrite et orale en anglais souhaitée

Compétences comportementales
• Sens du relationnel
• Rigueur et sens des responsabilités
 

Informations complémentaires

Conditions de recrutement :
• Poste ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 3 mois du 01/11/2017 au 31/01/2018 (remplacement de congé de maternité), avec possibilité de renouvellement sur autre poste
• Rémunération basée sur le 1er échelon de la grille indiciaire des adjoints technique de recherche et formation, soit 1275 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.f

Description du recruteur :

Avec plus de 30000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France.
Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 12 facultés et instituts ainsi que 31 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines.
L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 240 millions d'euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements.
Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

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